E se invece che inviare infinite email tra colleghi, che poi si fatica a recuperare quando servono, si spostasse la comunicazione interna asincrona direttamente nel CRM? Ridurre il numero di email non contestualizzate e avere il processo comunicativo collegato ai record del CRM ha innumerevoli vantaggi che vedremo in questo articolo.
Come comunicare all'interno del CRM
Grazie all'evoluzione in Opencrmiitalia del modulo commenti originario di Vtiger, è possibile, scrivendo un commento su un record qualsiasi, taggare uno o più colleghi. Il commento rimarrà ovviamente collegato al record in questione, potrà essere l'inizio di un dialogo tra colleghi, con il vantaggio di essere associato al contesto che l'ha generato.
Facciamo un caso pratico. Mario, che ha il ruolo di commerciale, gestendo un'opportunità di vendita ha bisogno un'analisi tecnica da parte Luigi, consulente esperto di prodotto, prima di procedere a fare un preventivo. Al posti di inviare un'email Mario tagga Luigi, che riceverà una notifica che lo porterà direttamente sul record, dove oltre ad avere il contenuto informativo della richiesta di Mario, avrà anche le informazioni generali sull'opportunità di vendita che lo aiuteranno nel suo compito.
Vantaggi nell'uso dei commenti come strumento di comunicazione interno al crm
- Centralizzazione delle informazioni: tutta la comunicazione è direttamente collegata ai record, evitando la dispersione di informazioni tra email, chat e altri canali esterni. Ciò garantisce che ogni discussione rimanga contestualizzata e facilmente accessibile a chiunque lavori sullo stesso record.
- Migliore collaborazione tra team: taggando i colleghi direttamente all'interno del CRM, ogni richiesta o aggiornamento è immediatamente visibile e riceve un feedback rapido. Questo facilita una collaborazione più fluida, con meno passaggi intermedi rispetto all'uso di email tradizionali.
- Storico della comunicazione integrato: i commenti restano legati al record nel tempo, offrendo uno storico della comunicazione e delle decisioni prese, utile per future consultazioni o per nuovi membri del team che entrano in un progetto già avviato.
- Riduzione del sovraccarico di email: con meno email da inviare e ricevere, si riduce il carico della casella di posta, migliorando la produttività e consentendo ai team di focalizzarsi meglio sul lavoro piuttosto che sulla gestione delle comunicazioni.
- Notifiche mirate e operative: invece di ricevere email generiche, i membri del team riceveranno notifiche specifiche e contestualizzate, che li indirizzeranno direttamente al record pertinente, con tutto il background necessario già a portata di mano.
Questi vantaggi non solo migliorano la gestione delle comunicazioni, ma contribuiscono a una maggiore efficienza e collaborazione tra colleghi.
Conclusioni
Integrare la comunicazione asincrona direttamente nel CRM non solo migliora la produttività, ma rende anche i processi aziendali più efficienti e collaborativi. Il passaggio dai canali di comunicazione esterni alle discussioni interne al CRM permette di centralizzare le informazioni, mantenere il contesto, e ridurre il sovraccarico di email. Tutto questo facilita una gestione più strutturata e trasparente del lavoro, dove ogni membro del team ha sempre a disposizione le informazioni e il contesto di cui ha bisogno per svolgere il proprio compito. Adottare questo approccio significa, in definitiva, non solo semplificare la vita quotidiana dei tuoi collaboratori, ma anche migliorare la qualità del servizio offerto ai tuoi clienti.
