Invio di email PEC dal CRM
Rinnovo contratti di servizio ed utilizzo email PEC nel CRM
13/03/2023Integrazione CRM HubSpot con CRM Opencrmitalia
14/03/2023L’ESIGENZA
Un’azienda che eroga servizi per la Pubblica Amministrazione si trova a dover gestire annualmente i rinnovi dei contratti di servizio in essere. Tali comunicazioni devono essere recapitate tramite PEC a determinati indirizzi dei clienti.
Il referente commerciale dell’azienda si trova a dover estrarre tutti i contratti oggetto di rinnovo e per ogni cliente creare manualmente un’email all’interno del proprio client di posta così da poter inviare la comunicazione tramite PEC.
Questa attività risulta molto onerosa in termini di tempo ma soprattutto soggetta a frequenti errori derivanti dalla creazione manuale delle email.
LA SOLUZIONE
All’interno del CRM sono registrati tutti i contratti di servizio attivi con i clienti con le relative modalità di rinnovo (manuale/automatico), la frequenza (ogni X mesi), gli importi e i servizi erogati.
Un processo (Workflow) di rinnovo automatico genera 60gg prima della scadenza un’email PEC al cliente comunicando il rinnovo.
Tecnicamente sono state sfruttate le seguenti funzionalità della Suite Opencrmitalia:
- Contratti di servizio
- Workflow per la creazione degli automatismi
- Workflow per la configurazione della casella PEC come account SMTP per l’invio
RISULTATI
Il referente commerciale si limita ad analizzare le risposte alla PEC ed a modificare solo i contratti per cui non sarà possibile proseguire con il rinnovo automatico (che è una piccola percentuale del totale). Si è calcolato un risparmio di circa 20h mensili.
Il numero di errori è stato praticamente azzerato perché la fonte del dato (contratto di servizio) è lo stesso che viene usato dal reparto tecnico per erogare il servizio, quindi quanto venduto al cliente coincide con il servizio fornito.
