Dai biglietti da visita ai dati in piattaforma in pochi secondi: come lo scanner intelligente rivoluziona la raccolta lead agli eventi
27/05/2026
ITEMSync: il ponte tra vendite e amministrazione per trattative senza rischi
17/06/2026L'ESIGENZA
Un nostro cliente aveva la necessità di gestire la documentazione tecnica dei propri lavori in modo collaborativo e ordinato.
Sebbene la piattaforma permetta il caricamento diretto dei file, l'azienda preferiva utilizzare SharePoint come repository centrale per consentire ai diversi team di lavorare simultaneamente sui documenti in cloud.
Il problema principale era l'organizzazione: creare manualmente le cartelle per ogni nuovo progetto, seguendo una gerarchia temporale (Anno/Mese/Nome Progetto), portava via tempo e generava spesso incongruenze.
Capitava, ad esempio, che esistesse un progetto nel software senza la relativa cartella o che i nomi non corrispondessero, rendendo difficile il reperimento dei file.
LA SOLUZIONE
Per automatizzare questo processo e garantire l'ordine dei dati, abbiamo implementato un'integrazione avanzata tra Suite OpenCRMItalia e l'ecosistema Microsoft tramite il blocchetto "chiamo Webservice" del Workflow Designer.
Il flusso di lavoro è stato così configurato:
- Workflow Trigger: All'interno del modulo Progetti, è stato creato un automatismo che si attiva al primo salvataggio del record.
- Elaborazione Dati: Il workflow analizza la "Data inizio progetto", estraendo dinamicamente l'Anno e il Mese, e recupera il Nome Progetto.
- Comunicazione via Webservice: Attraverso il blocco "chiamo Webservice", la piattaforma invia questi dati a un flusso di Power Automate.
- Logica su SharePoint: Il flusso Power Automate, una volta ricevuto l'input, interviene sullo SharePoint aziendale:
- Verifica se nel percorso "Progetti" esiste già la struttura cartelle ANNO/MESE/NOME_PROGETTO.
- Se non esiste, la crea automaticamente.
- Recupera il link (URL) della cartella e lo restituisce come risposta.
- Chiusura del cerchio: Il CRM riceve il link e lo salva istantaneamente nel campo personalizzato "Cartella Condivisa" all'interno del progetto.
RISULTATI
L'integrazione ha eliminato totalmente i passaggi manuali, portando vantaggi immediati in termini di efficienza operativa:
- Zero Incongruenze: Ad ogni progetto nella piattaforma corrisponde ora, con certezza matematica, una cartella correttamente nominata su SharePoint.
- Organizzazione Perfetta: I documenti sono archiviati in modo logico per Anno e Mese, facilitando la navigazione anche fuori dall’ecosistema digitale.
- Accesso Centralizzato: Il team non deve più cercare le cartelle; il link diretto è presente all'interno del record di progetto, a portata di click.
- Collaborazione Migliorata: Sfruttando la potenza di SharePoint per l'editing dei file e la struttura dei dati del software, l'azienda ha ottenuto il meglio dai due mondi.
