Cos'è Inbox Zero
Inbox Zero è una filosofia di gestione della posta elettronica sviluppata da Merlin Mann, scrittore e blogger americano, a metà degli 2000 che si basa su un semplice principio: far arrivare a fine giornata la casella di posta vuota o, quantomeno, tendente al vuoto. La chiave è gestire i messaggi in modo efficiente, archiviando, eliminando o intraprendendo azioni immediate su ciascuna e-mail. Questo approccio cambia radicalmente la nostra percezione della posta elettronica: da una lista infinita di compiti ad una risorsa organizzativa, che dovrebbe aiutarci a lavorare meglio.
La buona notizia è che il metodo Inbox Zero può essere applicato direttamente in Opencrmitalia Suite usando il client di posta integrato.
Come funziona Inbox Zero: la teoria
Questa strategia di gestione delle e-mail si basa su quattro principi.
#01 Elimina
Processa ogni messaggio e, senza indugio, elimina all’istante le e-mail non importanti, ad esempio spam, comunicazioni pubblicitarie e messaggi obsoleti. L'obiettivo è ridurre al minimo il "rumore" nella tua casella di posta. Mio consiglio personale: già che si sei, per evitare di trovarti altre e-mail spam dallo stesso mittente, procedi anche con l’unsubscribe o disiscrizione definitiva. Una vera manna! 😉
#02 Archivia
Passaggio delicato. Tutte le e-mail “di sostanza”, ma che non richiedono un’azione da parte nostra vanno trascinate in archivio. Attenzione, però! Archivio non significa millemila cartelle e sottocartelle, bensì un unico posto. Gli strumenti di ricerca ci permetteranno, in futuro, di ripescare l’e-mail al momento opportuno. Tag o etichette possono eventualmente venire in aiuto.
#03 Agisci
Eliminata la spam e archiviate le e-mail che non hanno bisogno di noi, cosa rimane? Rimangono i messaggi che richiedono un nostro intervento. Se questo può essere fatto in meno di due minuti, lanciati subito. David Allen docet! Se invece stimi un tempo più lungo, calendarizza l’attività in una fascia di tempo consona, oppure… (vedi step #04 😉)
#04 Delega
…oppure puoi delegare la richiesta ad un altro membro del team. Trucchetto: per assicurarti che l’attività delegata venga presa in carico, ti suggerisco di metterti in cc al momento dell’inoltro. 😉
Come funziona Inbox Zero: la pratica
Tra dire e il fare c’è di mezzo… Opencrmitalia Suite. 😉
Per poter tradurre in pratica il metodo Inbox Zero, avere degli strumenti digitali che ne supportano l’applicazione può fare la differenza. Grazie alla webmail integrata il CRM Opencrmitalia permette di implementare al meglio questo flusso.
In particolare, con la webmail di Opencrmitalia è possibile rintracciare con facilità e immediatezza tutti i record che fanno riferimento all’indirizzo e-mail del mittente.
Quando deciderai di abbandonare Outlook e iniziare a gestire le tue e-mail all’interno del CRM, scoprirai la possibilità di:
- visualizzare, insieme all’anteprima del testo, anche la scheda anagrafica del lead o dell’azienda alla quale quel mittente appartiene, senza dover andare a cercarla;
- cogliere in flagrante il tuo cliente più assillante nel tentativo di sollecitare per l’ennesima volta una richiesta di assistenza che, però, tu sai (perché il CRM te lo dice) essere già stata presa in carico da un collega;
- delegare l’attività richiesta trasformando l’e-mail in un ticket;
- programmare nel tuo calendario il task, lasciando al CRM l’incombenza di ricordarti di farlo quando sarà ora;
- creare una nuova anagrafica nel caso in cui il mittente fosse ancora sconosciuto e inserirlo, con qualche semplice passaggio, in un flusso di e-mail marketing dedicato ai nuovi lead;
- … dare sfogo alla tua fantasia perché grazie al sistema di workflow puoi creare e attivare flussi con svariati obiettivi e differenti funzionalità a seconda delle esigenze della tua realtà.
Ovviamente, se hai più caselle di posta da scodare ogni giorno… No problem! Opencrmitalia Suite non lascia fuori nessuno e ti consente di portare a bordo dello stesso account tutti gli indirizzi e-mail di cui necessiti.
Riesci a quantificare il tempo, i passaggi, i rimpalli, le interruzioni che si risparmiano? Per non parlare della puntualità, serietà e professionalità che puoi trasmettere ai tuoi clienti?
