“Qualcuno”, tempo fa, disse che se fallisci nella pianificazione, stai pianificando il fallimento. Questo “qualcuno” era Benjamin Franklin. Ed ho come la sensazione che avesse proprio ragione. Pensiamo per un attimo alle grandi aziende metalmeccaniche. E’ fuori discussione il fatto che, ad oggi, non ci sia nulla di lasciato al caso o alla mera esperienza di qualche responsabile. Dietro ad ogni linea di produzione, infatti, ci sono anni di studi e ricerche finalizzate a mettere a punto strategie per:
Perché, quindi, non prendere la realtà aziendale come esempio per imparare nuovi metodi di pianificazione e organizzazione delle attività da replicare, con i dovuti aggiustamenti, anche alla vita di tutti i giorni, lavorativa e non?!
Siamo nel Giappone del secondo dopoguerra. Società ed economia soffrono pesantemente le conseguenze del conflitto. L’industria fatica a recuperare. La Toyota, storica azienda produttrice di auto, disponeva di macchinari vecchi, poche risorse e le quote di mercato erano lontane dall’essere una fonte redditizia. In tali condizioni era impossibile applicare il metodo taylorista, che professava una produzione in larga scala. Era necessario riorganizzare l’intera struttura aziendale. Gli obiettivi da perseguire, allora, erano l’ottimizzazione delle risorse a disposizione e la riduzione al minimo degli sprechi. Obiettivi che, negli anni tra il 1948 e il 1975, Taiichi Ono, brillante ingegnere direttore della Toyota, raggiunse mettendo a punto il metodo Kanban, basato principalmente su una produzione legata unicamente alle richieste del mercato. E nulla di più.
In giapponese Kanban significa cartellino. La parola, però, è composta di due ideogrammi: Kan significa visuale e Ban, segnale. E sull’utilizzo di altrettanti strumenti si basa: una lavagna e dei cartellini (post it).
La lavagna Kanban è suddivisa verticalmente in tre sezioni:
Il metodo Kanban, quindi, ti consente di:
Prima di essere parte di un’azienda siamo delle persone, dei lavoratori che quotidianamente si trovano di fronte a montagne di attività da gestire, preoccupandoci per lo più di non farci travolgere. 😉 Se, infatti, in ambito produttivo questo sistema permette di avere molto chiaro dove e quando è necessario intervenire nel processo per portarlo allo step successivo (non a caso si parla di sistema just in time, ovvero si svolgono le attività necessarie solo nel momento in cui ce ne è effettivamente bisogno, evitando inutili sprechi), come può essere applicato da parte della singola persona? E con quali vantaggi?
Il metodo Kanban dà il massimo nel lavoro di gruppo. Se facciamo parte di una squadra nella quale a ciascuno è stato assegnato uno o più compiti, possiamo creare un’unica lavagna ed ogni membro del team inserisce le sue attività, in base al loro avanzamento. Guardando la lavagna sarà sempre chiaro a tutti a che punto del processo ci si trova come squadra. Con molta probabilità si ridurranno le interruzioni per chiedere ai colleghi a che punto sono con un determinato compito e si potrà risparmiare tempo in inutili riunioni di aggiornamento.
Mettiamo ora il caso in cui il responsabile ti affidi il compito di revisione del sito aziendale con l’obiettivo di aumentare il numero di conversione dei lead che vi transitano. Decisamente sfidante! Come lo traduco però in linguaggio Kanban?
Il metodo Kanban, avendo ‘na certa, ha visto nel corso degli anni, una rispolverata qua e là. Non tanto nel metodo, quanto piuttosto negli strumenti. Le moderne esigenze di portabilità e semplicità di gestione rendono l’uso di una lavagna virtuale più comodo di una lavagna vera e propria: un kanban elettronico, infatti, può essere utilizzato anche fuori dall’ufficio e facilitarne la condivisione il con altri.
Motivo per cui, abbiamo deciso di implementare il metodo Kanban tra i moduli di Opencrmitalia Suite.