“Qualcuno”, tempo fa, disse che se fallisci nella pianificazione, stai pianificando il fallimento. Questo “qualcuno” era Benjamin Franklin. Ed ho come la sensazione che avesse proprio ragione. Pensiamo per un attimo alle grandi aziende metalmeccaniche. E’ fuori discussione il fatto che, ad oggi, non ci sia nulla di lasciato al caso o alla mera esperienza di qualche responsabile. Dietro ad ogni linea di produzione, infatti, ci sono anni di studi e ricerche finalizzate a mettere a punto strategie per:
- ridurre la complessità dei processi di produzione;
- ottimizzare la gestione del flusso di lavoro tra i vari reparti che la compongono, in particolare allo scopo di contenere gli altissimi costi che tali processi generano.
Perché, quindi, non prendere la realtà aziendale come esempio per imparare nuovi metodi di pianificazione e organizzazione delle attività da replicare, con i dovuti aggiustamenti, anche alla vita di tutti i giorni, lavorativa e non?!
Il metodo Kanban: le origini
Siamo nel Giappone del secondo dopoguerra. Società ed economia soffrono pesantemente le conseguenze del conflitto. L’industria fatica a recuperare. La Toyota, storica azienda produttrice di auto, disponeva di macchinari vecchi, poche risorse e le quote di mercato erano lontane dall’essere una fonte redditizia. In tali condizioni era impossibile applicare il metodo taylorista, che professava una produzione in larga scala. Era necessario riorganizzare l’intera struttura aziendale. Gli obiettivi da perseguire, allora, erano l’ottimizzazione delle risorse a disposizione e la riduzione al minimo degli sprechi. Obiettivi che, negli anni tra il 1948 e il 1975, Taiichi Ono, brillante ingegnere direttore della Toyota, raggiunse mettendo a punto il metodo Kanban, basato principalmente su una produzione legata unicamente alle richieste del mercato. E nulla di più.
Il metodo Kanban in breve
In giapponese Kanban significa cartellino. La parola, però, è composta di due ideogrammi: Kan significa visuale e Ban, segnale. E sull’utilizzo di altrettanti strumenti si basa: una lavagna e dei cartellini (post it).
La lavagna Kanban è suddivisa verticalmente in tre sezioni:
- nella prima, partendo da sinistra, ci sono le azioni da svolgere;
- nella sezione centrale si trovano le attività in progress, in elaborazione;
- infine, nella colonna di destra, ci sono le azioni completate.
Il metodo Kanban, quindi, ti consente di:
- avere, all’istante, un quadro generale dello stato dei lavori, del loro avanzamento;
- aumentare la produttività;
- migliorare la comunicazione tra i membri di un team.
Il metodo Kanban: come applicarlo
Prima di essere parte di un’azienda siamo delle persone, dei lavoratori che quotidianamente si trovano di fronte a montagne di attività da gestire, preoccupandoci per lo più di non farci travolgere. 😉 Se, infatti, in ambito produttivo questo sistema permette di avere molto chiaro dove e quando è necessario intervenire nel processo per portarlo allo step successivo (non a caso si parla di sistema just in time, ovvero si svolgono le attività necessarie solo nel momento in cui ce ne è effettivamente bisogno, evitando inutili sprechi), come può essere applicato da parte della singola persona? E con quali vantaggi?
Kanban e lavoro di gruppo
Il metodo Kanban dà il massimo nel lavoro di gruppo. Se facciamo parte di una squadra nella quale a ciascuno è stato assegnato uno o più compiti, possiamo creare un’unica lavagna ed ogni membro del team inserisce le sue attività, in base al loro avanzamento. Guardando la lavagna sarà sempre chiaro a tutti a che punto del processo ci si trova come squadra. Con molta probabilità si ridurranno le interruzioni per chiedere ai colleghi a che punto sono con un determinato compito e si potrà risparmiare tempo in inutili riunioni di aggiornamento.
Kanban e progetto individuale
Mettiamo ora il caso in cui il responsabile ti affidi il compito di revisione del sito aziendale con l’obiettivo di aumentare il numero di conversione dei lead che vi transitano. Decisamente sfidante! Come lo traduco però in linguaggio Kanban?
- Dedica un primo momento di brainstorming per raccogliere tutto ciò che ti viene in mente a riguardo (possibili fornitori da contattare, colleghi da coinvolgere direttamente, documenti da redigere, ecc…);
- Fai in modo che su ogni post it/cartellino ci sia riportata una e solo una singola attività da fare. Ad esempio, contattare web designer per preventivo, scrivere testi home page, review ortografia, review link, ecc…;
- Posiziona i post it nella colonna TO DO in ordine di priorità;
- Mano a mano che i tuoi task avanzeranno, sposta il post it. Ad esempio, se hai contatto il web designer, ma sei in attesa del preventivo, il cartellino sarà nella colonna work in progress. In questo modo non te ne dimenticherai e potrai eventualmente sollecitare una risposta, così come saprai sempre dove sei, da dove ripartire giorno dopo giorno, lavorando in maniera più focalizzata e con minor dispendio di energie.
- Cosa non meno importante: non buttare i post it delle attività chiuse (DONE) almeno finchè il progetto non è stato chiuso. Ti serviranno per dare evidenza del lavoro svolto, ma soprattutto saranno di grande stimolo e motivazione per non mollare nei momenti di “down”, qualora arrivassero. Insomma, la colonna DONE è la tua pacca sulla spalla. 😉
Il metodo Kanban, avendo ‘na certa, ha visto nel corso degli anni, una rispolverata qua e là. Non tanto nel metodo, quanto piuttosto negli strumenti. Le moderne esigenze di portabilità e semplicità di gestione rendono l’uso di una lavagna virtuale più comodo di una lavagna vera e propria: un kanban elettronico, infatti, può essere utilizzato anche fuori dall’ufficio e facilitarne la condivisione il con altri.
Motivo per cui, abbiamo deciso di implementare il metodo Kanban tra i moduli di Opencrmitalia Suite.
