Come gestire le Aziende in vTiger CRM 6
05/08/2014I cinque principi per il successo di un implementazione CRM
19/08/2014
In questo articolo vedremo insieme le funzioni di base che caratterizzano questo rivoluzionario sistema chiamato vTiger CRM, giunto oggi alla versione numero 6! Cercheremo di capire cosa può offrire vTiger CRM e quali moduli possono venire incontro alle esigenze della nostra azienda.
Abbiamo però anche reso disponibile un vero e proprio manuale online gratuito di Vtiger che trovi cliccando sul link seguente: MANUALE ONLINE GRATUITO DI VTIGER 6
Login a vTiger CRM 6
La prima schermata di vTiger è ovviamente il login. Essendo un software da utilizzare 'Cloud' via internet, è possibile effettuare l'accesso da ogni parte del mondo collegandoci all'indirizzo web del nostro server. E' inoltre possibile registrare un account per ogni utente della nostra azienda in quanto non esistono limiti nella creazione delle utenze aziendali, ed impostare per ognuno di essi eventuali limiti di accesso a specifiche funzioni del CRM.
Struttura di vTiger CRM 6
Tiger CRM 6, così come le versioni precedenti, è basato su un funzionamento a 'Moduli', i quali interagiscono gli uni con gli altri a seconda dei bisogni. Se vogliamo fare un esempio, il modulo Contatti permette di salvare tutti i dati personali di un Cliente, ed il modulo fatture di registrare le fatturazioni della nostra attività. Nel momento in cui entreremo nella scheda Cliente, verrà mostrato un collegamento diretto alle fatture ad esso associate. Ecco che in questo modo il CRM unisce tutte le funzioni in una sola, permettendoci di avere ogni documento a portata di mano, con grandissima semplicità.
Ricordiamo che l'apprendimento di vTiger CRM richiede pochissime ore di formazione rispetto ad altre soluzioni, OpenCRM Italia è a Vostra disposizione per offrirvi tutto il supporto attraverso un servizio di Tutoring personalizzato per le Vostre esigenze!
Barra dei menu di vTiger
Iniziamo il nostro approfondimento parlando della barra menù. Qui è possibile trovare i link a tutti i moduli presenti nel nostro CRM. Possiamo selezionarne alcuni più utilizzati affinchè compaiano qui, o accedere a tutti i moduli rimanenti premendo il tasto Tutti.
Comparirà questa schermata:
Come possiamo vedere, qui verranno suddivisi per categoria: Marketing e Vendite, Supporto, Inventario, Strumenti, ecc. Potremo così accedere molto rapidamente alle funzioni a noi necessarie senza perderci in lunghe e complesse procedure di avvio.
Altri bottoni nella barra dei Menù
Proseguendo sulla destra ecco gli altri bottoni presenti:
Informazioni
Permette l'apertura del manuale ufficiale di vTiger CRM (in inglese), dei video tutorial (in inglese), e l'accesso al forum di vTiger.
Impostazioni
Permette l'accesso rapido alle impostazioni di vTiger. Qui saranno possibili le personalizzazioni avanzate dei moduli come l'aggiunta di nuovi campi.
Esse sono suddivise in Gestione Utenti e Accessi, Studio, Template Comunicazione e Altre Impostazioni. Ognuna di queste funzioni è avanzata e consigliamo di effettuare modifiche solo da utenti esperti.
Administrator
Permette l'accesso alle preferenze della nostra utenza (user) o di effettuare il Log Out da vTiger CRM. Le nostre preferenze personali riguardano il nostro nome utente, email, le impostazioni relative ai promemoria, fuso orario, valuta, ecc.
E' qui possibile cambiare la lingua di visualizzazione di vTiger CRM 6 ed impostare la traduzione in italiano.
La funzione di ricerca in vTiger CRM 6
vTiger permette di cercare all'interno di tutto il CRM o in alcuni moduli selezionati parole chiave attraverso il motore di ricerca integrato.
In questa immagine possiamo vedere come al nome 'Luisa Bianchi' corrisponda una Azienda inserita all'interno del nostro gestionale un mese fa. Se ad esempio esistono Contatti, Lead o documenti con nominativi o specifiche parole all'interno, vTiger ci darà un resoconto completo in pochi istanti!
E' anche possibile selezionare in che moduli effettuare una ricerca, per ottenere risultati più specifici. Clicchiamo sulla voce Tutti gli elementi e selezioniamo il filtro desiderato.
L'uso dei Widget in vTiger CRM 6
Tra le utilissime funzioni di vTiger esiste la possibilità di impostare dei Widget nella schermata Home, raggiungibile in qualsiasi momento premendo il pulsante a forma di Casa in alto a sinistra nella barra dei menù.
La home può ospitare i Widget che preferiamo. E' possibile selezionarli recandoci nella schermata Home, cliccando sul bottone Aggiungi Widget.
Consigliamo di generare un Widget cliccando sulla lista che compare, e provare le sue funzioni per scegliere quali possono essere a noi più utili nell'attività lavorativa.
Ad esempio il Widget Notepad permette di prendere appunti testuali e averli sempre a portata di mano, Ricavi permette di interfacciarsi con il modulo Opportunità e comprendere quanto sta guadagnando effettivamente la nostra azienda, Cronologia mostra un registro delle ultime attività eseguite. Il Widget Mini Lista è senza dubbio il più utile, in quanto lascia a noi la possibilità di scegliere da che modulo prendere i dati (ad esempio il modulo Contatti) e che cosa visualizzare (nome, cognome, città, ecc.), dandoci la possibilità di avere all'accesso una lista aggiornata dei nostri Contatti.
Creazione Veloce in vTiger CRM
In ogni schermata di vTiger CRM è possibile creare all'istante un record inerente un modulo del CRM. Se ad esempio stiamo compilando un preventivo e vogliamo creare all'istante un Contatto senza dover chiudere necessariamente il documento, clicchiamo sul tasto più (+) in alto a destra.
Come possiamo vedere, qui non sono presenti tutti i campi del modulo completo, ma solo quelle voci essenziali per l'inserimento del record nel database. E' comunque possibile modificare successivamente il record entrando nel modulo Contatti e cliccando sul nome del nostro contatto.
Elenco di tutti i moduli presenti in vTiger CRM 6
Veniamo ora al succo del nostro CRM, i Moduli! Ognuno di essi ha vita propria, ma si integra perfettamente con gli altri condividendo solo i dati che davvero servono. E' come avere un'intero ufficio di dipendenti che smista centinaia di documenti all'istante, ma soprattutto lo fa gratuitamente!
MODULI MARKETING; VENDITE
Sono i moduli dedicati ai rapporti con la nostra Clientela. Tutto ciò che riguarda i rapporti con l'esterno della nostra Azienda.
- Campagne
- Lead
- Contatti
- Aziende
- Opportunità
- Preventivi
- Fatture
- Ordini di vendita
- DDT
MODULI DI SUPPORTO
Questi Moduli si occupano del rapporto tra i Clienti e i nostri reparti aziendali interni. Se ad esempio viene creato da un cliente un Ticket di Assistenza, esso dovrà essere consultato dal responsabile e girato a chi di dovere all'interno del Team di lavoro. E' possibile qui inserire Listini, Prodotti e Contratti siglati con i nostri Clienti che riguardano forniture e manutenzione dei nostri Prodotti.
- Assistenza clienti
- FAQ
- Progetti
- Contratti di servizio
- Inventario
- Asset
- Prodotti
- Servizi
- Listini
- Fornitori
- Ordini di acquisto
- Strumenti
- Gestione posta
- Calendario
- Documenti
- Notifiche SMS
- Cestino
- Module Builder
- Template email
- PDF Maker
ANALISI
I moduli di analisi si occupano dell'andamento economico della nostra azienda e permettono di stilare un rapporto in base a specifici filtri preimpostati. E' come avere un dipendente che elabora i nostri flussi di lavoro e ci invia un report direttamente sulla nostra scrivania!
- Report
Dopo aver compreso il funzionamento base di vTiger CRM, consigliamo la lettura degli articoli inerenti ogni specifico Modulo presenti all'interno del nostro Blog.
Rimaniamo a Vostra completa disposizione per consigli e richieste di formazione e personalizzazione del vostro vTiger CRM e Vi ringraziamo per il grandissimo interesse che state mostrando nei confronti di questo rivoluzionario sistema!
