Comunicare con il cliente tramite PDF
Chi utilizza il CRM per gestire la propria relazione con il cliente ha spesso la necessità di estrarre dei dati da inviare al cliente stesso, o sotto forma di report o più semplicemente come stampe PDF. Il classico esempio è la stampa di un preventivo o il rapportino alla chiusura di un ticket di assistenza.
Cosa posso stampare in PDF?
Può sembrare banale, ma la risposta è che si può davvero stampare tutto. Opencrmitalia Suite possiede un modulo specifico che consente di preparare con estrema facilità dei template di stampa per qualsiasi entità presente nel CRM, riportando qualsiasi campo.
Riporto alcuni esempi per rendere ancor più l’idea dell’ampiezza d’utilizzo di questa funzionalità.
ESEMPIO 1 – Invio preventivo al cliente
Al momento dell’invio al cliente di un preventivo posso scegliere se far comparire o meno la colonna con gli sconti. Creando quindi due versioni della stampa PDF dei preventivi, una con le colonne sconti e una senza. La cosa bella è che sarà il sistema a proporre in automatico la versione corretta, in base al cliente.
ESEMPIO 2 – Chiusura ticket assistenza
Una volta terminata l’attività di supporto al cliente, posso impostare un automatismo che invia un rapportino riassuntivo con tutti i dettagli dell’intervento affinché il cliente poi apponga la sua firma elettronica e lo restituisca in PDF, senza necessità di stampa e scansione documento.
ESEMPIO 3 – Invio contratti
Nel caso in cui ci fosse la necessità di creare dei contratti complessi, ad esempio con contenuti lunghi presi da diversi campi, il modulo PDF di Opencrmitalia Suite ti offre la possibilità di generare un indice dei contenuti.
Nell’immagine sotto riportata, l’esempio grafico di una stampa di un preventivo.
Come si crea una stampa
Il modulo di Opencrmitalia Suite che permette di compiere tutti questi magheggi si chiama PDF Generator. Grazie ad un editor visuale, consente di creare le stampe di nostro interesse.
Sarà quindi sufficiente:- avviare il generatore di PDF;
- scegliere su quale modulo vogliamo fare il template di stampa (ad esempio, i preventivi);
- entrare nell’editor;
- trascinare i blocchi adatti alle nostre esigenze;
- scrivere il testo fisso che ci serve;
- infine, impostare, sempre tramite un’interfaccia apposita, le variabili che dovranno essere convertite.
Come si esporta una stampa
Una volta create, le stampe PDF possono essere esportate in vari modi:
- dal record in questione, ad esempio il preventivo, cliccando sull’icona PDF;
- dalla lista record, scegliendone anche più di uno contemporaneamente, e cliccando poi sull’ apposita voce di menu (Genera PDF);
Inoltre, è possibile generare una stampa PDF anche all’interno di un workflow e decidere poi di utilizzarla in svariati modo (ad esempio, inviarla via e-mail in automatico, allegarla ad un record, ecc…). Come sempre, il limite è… la fantasia! 😉
Funzionalità del modulo
Il modulo PDF generator di OPENCRMITALIA Suite ha decine di funzionalità.
- Invio tramite email del PDF
- Invio per firma digitale
- Preview e download
- Modifica manuale al momento del download
- Stampa di report tabellari e grafici
- Creazione sommario
- Aggiunta allegati
- Inserimento condizioni per selezionare automaticamente il template adatto, comodissimo ad esempio con template in lingue diverse
- Gestione intestazione e piè di pagina
Questa è solo una selezione delle principali funzioni. Per scoprire tutte le altre, ti invito a contattarci e fissare una demo gratuita: il sistema migliore per conoscere le potenzialità dello strumento.
