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17/05/2026L'ESIGENZA
Un’azienda che utilizza quotidianamente la webmail integrata in OpenCRMItalia aveva la necessità di semplificare e rendere più veloce il collegamento delle email ai record gestionali (lead, contatti, opportunità, ticket, ecc.).
Il processo standard risultava poco immediato: gli utenti erano costretti a operazioni manuali per associare correttamente le comunicazioni, con il rischio di dimenticanze, perdita di informazioni rilevanti e difficoltà nel ricostruire lo storico delle interazioni con clienti e prospect.
Inoltre, non tutte le email dovevano essere collegate indistintamente a qualsiasi modulo, rendendo necessaria una logica di controllo più precisa.
LA SOLUZIONE
Per rispondere a questa esigenza, è stato implementato un workflow attivabile tramite un apposito bottone inserito direttamente all’interno della webmail della piattaforma.
Il processo è stato progettato per essere rapido, intuitivo e contestuale all’attività dell’utente:
Bottone dedicato in webmail – All’interno dell’interfaccia della webmail è stato aggiunto un pulsante che consente, con un semplice click, di avviare il workflow di collegamento dell’email.
Integrazione con sidebar laterale – Il sistema sfrutta la presenza della sidebar laterale del software: l’utente può aprire qualsiasi record (lead, contatto, opportunità, ecc.) nella sidebar e, cliccando il bottone, collegare automaticamente l’email a quel record specifico.
Collegamento automatico e immediato – Il workflow associa l’email al record aperto senza necessità di ulteriori passaggi, garantendo velocità operativa e riducendo il rischio di errore.
Filtro sui moduli abilitati – Il workflow è stato progettato con una logica configurabile che permette di definire su quali moduli è possibile effettuare il collegamento delle email. In questo modo, è possibile abilitare solo i moduli rilevanti (es. Lead, Contatti, Opportunità) ed escludere quelli non pertinenti, mantenendo ordine e coerenza nei dati.
RISULTATI
L’introduzione del workflow ha reso il processo di gestione delle email molto più efficiente e strutturato.
I principali benefici includono:
Velocità operativa – Il collegamento delle email avviene in un click, direttamente dalla webmail, senza passaggi intermedi.
Riduzione degli errori – L’associazione contestuale al record aperto elimina ambiguità e collegamenti errati.
Maggiore tracciabilità – Tutte le comunicazioni vengono correttamente archiviate nei rispettivi record, garantendo uno storico completo e facilmente consultabile.
Controllo e governance dei dati – Grazie alla possibilità di filtrare i moduli abilitati, il sistema mantiene ordine e coerenza, evitando collegamenti non pertinenti.
Esperienza utente migliorata – L’integrazione tra webmail e piattaforma rende il flusso di lavoro più fluido, intuitivo e perfettamente integrato nelle attività quotidiane.
