Digitalizzazione gestione soci per associazione no profit
Scopriamo l'azienda
AST è un’associazione no profit che si occupa di divulgazione medica, di organizzazione eventi tra affetti e non, diffusione informazione e raccolta fondi in merito alla malattia rara Sclerosi Tuberosa
AST è l’unica associazione in Italia che si occupa della malattia in oggetto e ha rapporti con altre associazioni analoghe in Italia e nel mondo.
La sua mission è cercare di alzare il livello di diffusione di informazioni in merito alla malattia e di supportare quanto possibile le persone affette aiutandole a rapportarsi tra loro e con i medici specialisti nel settore.
Analizziamo l'esigenza
L’associazione si appoggiava ad un software artigianale di difficile manutenzione e utilizzo per la memorizzazione e la fruizione dei dati core per l’associazione stessa quali l’elenco dei soci, dei medici o delle società con cui collabora.
L’anacronismo tecnologico e la difficile gestione del software ha portato l’associazione a valutarne la sostituzione e l’adozione di tool più completi con funzionalità più avanzate. L’esigenza particolare era la centralizzazione delle informazioni, la possibilità di estrazione e di utilizzo in modo semplice ed agevole e la possibilità di estendere le informazioni con parametri nuovi nel tempo.
Studiamo la soluzione
In prima battuta si è effettuata un’analisi del sistema precedentemente utilizzato per capire cosa mantenere e cosa cambiare o ottimizzare. L’analisi è servita inoltre a capirne la struttura dati per poi effettuare l’import massivo dei dati pregressi all’interno del CRM.
A valle dell’analisi, si è iniziata la progettazione e la realizzazione delle anagrafiche principali (persone e aziende). Tale processo è stato svolto coinvolgendo direttamente il cliente per la validazione progressiva del risultato ottenuto.
Una volta completata la configurazione delle anagrafiche, si è effettuato il primo import dei dati tramite estrazione e importazione di CSV dal sistema vecchio al nuovo CRM. Anche in questo caso le operazioni sono state effettuate in collaborazione con il cliente e in modo progressivo cercando di validare congiuntamente le informazioni trattate.
A valle dell’importazione di tutte le anagrafiche necessarie si è passati alla configurazione e all’importazione dei dati di movimentazione seguendo la stessa modalità operativa utilizzata per i passaggi precedenti.
Parallelamente, è stato portato avanti lo sviluppo e la messa in produzione di un processo per la generazione automatica di e-mail con allegato dinamico da inviare ad ogni inserimento di movimentazione all’interno del CRM per effettuare comunicazione e ringraziamenti alle persone e alle aziende coinvolte.
Celebriamo i successi
- Inserimento dei dati fondamentali al loro business: persone, aziende e fornitori
- Estrazione delle informazioni per ricavare il libro soci e l’elenco degli indirizzi relativi (per invio giornalino associativo – extra sistema)
- Registro centralizzato della movimentazione
- Possibilità di invio automatico, massivo o singolo, di mail e report di ringraziamento per donazioni
Progetto realizzato da:
