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03/06/2026L'ESIGENZA
Un’azienda con una forte attività commerciale sul campo aveva una necessità chiara e diffusa: velocizzare e digitalizzare la raccolta dei contatti durante eventi, fiere e momenti di networking.
La gestione tradizionale dei biglietti da visita cartacei, però, portava con sé diverse criticità operative:
- rischio di smarrimento dei biglietti raccolti,
- inserimento manuale lento e soggetto a errori di battitura,
- difficoltà nel ricontattare tempestivamente i lead appena acquisiti,
- assenza di un processo strutturato, che faceva perdere molte opportunità commerciali.
In pratica, senza un sistema automatizzato e integrato, i dati raccolti rischiavano di rimanere sottoutilizzati o di non entrare mai nel software, vanificando buona parte del lavoro svolto negli eventi.
LA SOLUZIONE
Per rispondere a questa esigenza, il consulente ha sviluppato uno scanner di biglietti da visita integrato direttamente nella piattaforma, sfruttando l’intelligenza artificiale per automatizzare completamente il processo di acquisizione dei lead.
L’obiettivo era rendere il flusso semplice, veloce e utilizzabile in tempo reale, direttamente da smartphone.
Ecco come funziona, passo dopo passo:
- Scansione tramite dashboard
All’interno della dashboard del software è stato inserito un pulsante dedicato. L’utente lo preme, attiva la fotocamera del proprio smartphone e scatta una foto del biglietto da visita. Tutto in tempo reale, senza applicazioni esterne.
- Estrazione automatica dei dati
Grazie a un motore di intelligenza artificiale, i dati presenti sul biglietto – nome, cognome, azienda, email, telefono – vengono riconosciuti ed estratti in automatico. Nessuna digitazione manuale.
- Creazione immediata del lead
Una volta acquisite le informazioni, il sistema crea automaticamente un nuovo lead all’interno della piattaforma. Apre inoltre la schermata di modifica, così l’utente può verificare, correggere o integrare eventuali dati prima del salvataggio finale.
- Follow-up automatico
Al momento del salvataggio del lead, il sistema invia in automatico una email di ringraziamento al nuovo contatto. In questo modo si garantisce un primo touchpoint immediato e professionale, senza doverlo ricordare o gestire manualmente.
RISULTATI
L’introduzione dello scanner intelligente ha trasformato radicalmente la gestione dei contatti raccolti offline, rendendo l’intero processo rapido, preciso e completamente tracciabile.
I principali benefici ottenuti sono stati:
- Riduzione drastica dei tempi di inserimento
I lead vengono creati in pochi secondi, direttamente durante l’evento. Non servono più ore di lavoro post-fiera per trascrivere i biglietti.
- Eliminazione degli errori di trascrizione
L’intelligenza artificiale riduce al minimo gli errori tipici della digitazione manuale (cognomi sbagliati, email con refusi, numeri di telefono errati).
- Reattività commerciale immediata
L’invio automatico della mail di ringraziamento consente di instaurare subito un primo contatto con il lead, aumentando sensibilmente le probabilità di conversione futura.
- Centralizzazione e tracciabilità
Tutti i contatti raccolti vengono salvati direttamente nella piattaforma, pronti per essere gestiti, segmentati e analizzati dal team commerciale senza dispersioni.
- Valorizzazione piena delle opportunità
Nessun biglietto da visita viene più perso, dimenticato in una tasca o accatastato sulla scrivania. Ogni contatto diventa un’opportunità concreta, monitorabile nel tempo e integrabile nei processi di vendita.
