Creazione e gestione dei Lead in vTiger CRM 6
Nuovo modulo report campagne Vtiger 6
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23/06/2014Un lead è un potenziale cliente che potrebbe essere interessato al prodotto o servizio offerto dalla nostra azienda. E' possibile acquisire Lead dai nostri eventi di marketing quali conferenze, pubblicità, fiere, form, ecc.
Il nostro obiettivo finale sarà quello di convertire un Lead in un effettivo cliente e come vedremo Vtiger è il software giusto per ottenere questo risultato. Vediamo ora passo passo cosa è possibile fare con Vtiger CRM.
Creazione dei lead
Esistono differenti modalità per la creazione di un Lead: dal menu Creazione veloce, cliccando su Lead:
Dal modulo Lead. Premendo su Aggiungi lead:
Importazione Lead tramite file .csv in vTiger CRM
È possibile importare contatti da fonti esterne, come fiere, seminari, pubblicità, lead acquisti, campagne di marketing, ecc. Questo torna molto utile anche nel caso in cui vogliamo prelevare manualmente i dati dal nostro attuale database, sito web, gestionale, ed importarlo in vTiger CRM. Nel caso in cui voleste eseguire una procedura automatica di sincronizzazione del vostro database con vTiger, contattateci.
Dal modulo Lead premere su Azioni, Importa:
Ecco in pochi semplici passaggi come importare i dati dei clienti in Vtiger CRM
Clicca sulla barra degli strumenti per avviare l'importazione dei lead.
Scegli il file CSV pre-formattato e clicca su Avanti.
Configura l'intestazione del CSV rapportandola con l'intestazione del CRM. Clicca su Importa.
Nota bene: E' possibile riutilizzare la mappatura salvata in precedenza per velocizzare la prossima importazione. Occorre chiaramente mantenere nel tempo la stessa struttura nel file sorgente da cui preleviamo i dati. In caso contrario, basterà salvare una nuova mappatura.
La pagina viene ricaricata più volte fino a quando tutte le righe del CSV vengono analizzate.
Viene visualizzato il risultato dell'importazione.
Fare click su Fine per terminare, Importa Altro per importare un altro CSV, Annulla Ultima Importazione per cancellare i dati relativi all'ultima importazione, e Ultimi Record Importati per visualizzare gli ultimi record che sono stati importati con successo.
Filtrare i Lead
Una volta creati, i lead vengono visualizzati come lista alla voce Leads. I filtri offrono la possibilità di pre-configurare la condizione di ricerca e quindi quali informazioni mostrare e quali no. Di default, Vtiger mostra 'tutti' i campi, ma come abbiamo visto è possibile impostare dei filtri personalizzati a seconda delle nostre necessità lavorative.
Ricerca dei Lead
Anche se ottimizziamo al massimo la visualizzazione dei contatti, a volte potremmo avere l'esigenza di utilizzare il motore di ricerca interno a Vtiger. Sono disponibili tre tipi di ricerca: ricerca di base, avanzata, alfabetica, che permettono di mostrare i nostri dati in pochissimo tempo.
Esportazione dei Lead
Vtiger CRM consente di esportare i Lead in un foglio di calcolo, facilmente gestibile con Microsoft Excel, Open Office, ecc. Questo è fondamentale nel caso in cui avessimo necessità di ulteriori analisi dei dati o importazione in altre piattaforme.
I passaggi per esportare i record sono i seguenti:
Scegliere un modulo di cui l'esportazione deve essere eseguita.
Dal moduloLead cliccare su Azioni, Esporta.
Selezionare le opzioni desiderate.
Cliccare Esporta Lead per esportare i contatti al foglio di calcolo.
Creazione di un duplicato
Mentre creiamo un Lead, se la maggior parte dei dettagli corrisponde ad un record già esistente, è possibile duplicare tale record per velocizzare il nostro lavoro.
Entriamo nella scheda del record che desideriamo duplicare.
Cliccare su Ulteriori, Duplica.
Nella schermata che si apre, aggiornare i campi richiesti
Cliccare su Salva per aggiornare le modifiche.
Modifica di più Lead contemporaneamente
Le funzioni di editing permettono di aggiornare tutti i campi di un record. La funzione Mass Edit permette di aggiornare più campi in una sola volta relativi a più Lead contemporaneamente. In questo modo, invece di modificare a mano un Lead alla volta, sarà possibile selezionare più elementi ed impostare in massa le modifiche a uno o più campi. Questo è molto utile quando dobbiamo modificare l'indirizzo o la società di appartenenza di più Lead simultaneamente.
Per eseguire un Mass Edit, dal modulo Lead selezioniamo con un flag le voci che siamo interessati a modificare, successivamente clicchiamo su Azioni - Modifica.
Cancellazione dei Lead
E' possibile cancellare i Lead sia dalla Lista principale sia dal dettaglio del singolo Lead.
Nel modulo Lead, posizioniamo il mouse su di un qualsiasi lead ed appariranno tre icone. Cliccare sull'icona più a destra, Cestino, e confermare.
Registrazione delle attività dei Leads
E' possibile interagire con i Lead inviandogli Email, SMS, assegnandogli un Meeting o una Call, o un Impegno tenendo perfettamente traccia di tutte le nostre attività. Tutte le interazioni e comunicazioni effettuate nei confronti di un Lead, vengono tracciate nella sezione Attività del rispettivo Lead. Le attività 'chiuse' sono archiviate nella sezione Storico Attività. Le attività completate vengono automaticamente spostate nello Storico Attività una volta che lo stato del Lead viene impostato su Chiuso.
Conversione dei Lead in Azienda, Contatto, Opportunità
Una volta che un Lead è stato qualificato e diviene un potenziale cliente, può essere convertito in Azienda, Contatto o Opportunità. Quando convertite un Lead, Vtiger crea Azienda, Contatto o Opportunità mappando e trasferendo automaticamente i campi del Lead come Indirizzo, Sito Web, ecc.Tutte le sue Email, comunicazioni, allegati, attività aperte o chiuse verranno mantenute.
Per convertire un Lead:
Cliccare sul nome del lead, si aprirà la scheda personale del lead. Premere su Converti Lead.
Modificare i dati necessari.
Se c'è una grande probabilità di vendita al nostro Lead, è possibile flaggare la voce Opportunità.
Inserire ulteriori dati necessari.
Cliccare su Salva.
- Le informazioni del Lead verranno trasferite al Contatto e collegate alla Organizzazione
- Non vedrete più i Lead convertiti nella lista dei Lead in Home Page.
- L'amministratore deve configurare la mappatura automatica dei campi personalizzati tra i moduli che, come abbiamo detto prima, per i campi personalizzati va impostata a mano.
Gestione dei Lead doppi
Vtiger è in grado di rilevare eventuali Lead doppi. L'opzione di ordinamento aiuta a gestire e prevenire gli sprechi dovuti a dati obsoleti o errati. La rilevazione delle regole può essere definita per differenti tipi di record, incluse le entità personalizzate.
Associare i Lead con le funzioni dei moduli di vTiger CRM
Cliccando sul nome di un lead, visualizzeremo la Scheda Lead. Tale scheda è totalmente integrabile con le altre funzioni del CRM. Ad esempio è possibile interfacciare il lead con un determinato documento, come un preventivo, oppure programmare una attività da svolgere in funzione del lead. Tutte le funzioni disponibili sono mostrate nella barra strumenti a destra, all'interno di ogni Lead.
Lead Riepilogo: Permette di visualizzare la scheda del Lead, le Attività, gli Aggiornamenti e i Commenti.
Lead Dettagli: Permette di visualizzare l'intera scheda del Lead in maniera estesa e completa di tutti i campi. E' la funzione più importante del nostro CRM.
Commenti: E' uno storico dei commenti scritti dai vari utenti del nostro vTiger CRM. E' molto utile in quanto permette di aggiornare i colleghi in merito ad un Lead, oppure per prendere appunti a riguardo.
Aggiornamenti: E' uno storico dove vengono registrati tutti gli Eventi e gli Impegni che sono stati completati.
Attività o Compito: E' possibile impostare un Meeting, una Call, o un Impegno cliccando sui relativi bottoni.
Email: Questa funzione permette di tenere traccia di ogni email inviata da Vtiger CRM. Mostra lo storico delle interazioni con il cliente e permette di richiamare ogni elemento.
Documenti: Mostra i documenti che sono stati associati con i Lead. Cliccando su questa funzione è possibile associare un documento, anche già esistente, ad uno specifico Lead.
Prodotti: Mostra i prodotti che sono stati associati con i Lead. Cliccando su questa funzione è possibile associare un prodotto, anche già esistente, ad uno specifico Lead.
Campagne: Mostra la lista delle campagne Email associate con il Lead. Cliccando su Seleziona Contatti è possibile associare campagne già esistenti con i nostri Lead.
Campagne: E' possibile associarvi una campagna mail alla quale il nostro Lead risulterà iscritto.
Servizi: Mostra i servizi che sono stati associati con i Lead. Cliccando su questa funzione è possibile associare un servizio, anche già esistente, ad uno specifico Lead.
