Creare documenti Word precompilati dal CRM
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27/03/2023Integrazione software Teamup con CRM Opencrmitalia
08/05/2023L’ESIGENZA
Il cliente ha la necessità di velocizzare la compilazione di documenti word con dati presenti sul CRM. Si tratta prevalentamente di documentazione tecnica come contratti, richieste bandi ecc..
Prima di questa evoluzione un operatore leggeva i dati dal CRM e li riportava manualmente, questa attività era molto dispendiosa in termini di tempo.
LA SOLUZIONE
La soluzione proposta è divisa in 2 parti:
- la preparazione del modello word che dovrà essere compilato
- la compilazione automatica del documento word
Per agevolare la preparazione del modello word alcuni utenti del CRM potranno visualizzare all'interno di un record del CRM stesso l'elenco dei campi disponibili e la relativa variabile che dovrà essere inserito nel modello word.
I campi visualizzati in questo popup sono personalizzabili, infatti il sistema permette notevoli gradi di flessibilità.
É possibile definire segnaposto custom (elaborati tramite il workflow designer con dati di ogni tipo, potenzialmente anche ottenuti da fonti esterne dal CRM come ad esempio un webservices) come per esempio la prima variabile ${arancia} nell'immagine sopra riportata.
Oppure è possibile escludere alcuni campi dal wizard e visualizzare il rimanente, oppure scegliere solo i campi da visualizzare ed escludere completamente gli altri.
Completata la fase di creazione del documento quest'ultimo sarà caricato in un'apposita area del CRM (come record del modulo "Documenti") e messo a disposizione dei colleghi che potranno ottenere il documento o inviarlo via mail con un semplice click.
RISULTATI
Procedure lente e ripetitive come la compilazione di richieste di autorizzazioni, bandi, documentazione tecnica, POS e documenti per la gestione di un cantiere sono diventate ora molto veloci e pratiche.
