Il time blocking è una tecnica di gestione del tempo che prevede la suddivisione della giornata in blocchi ben definiti, ciascuno riservato a un’attività specifica o a un gruppo di compiti simili. In questo modo, si riducono al minimo interruzioni e distrazioni, migliorando la concentrazione e la produttività. All’interno di un CRM, il timeblocking aiuta a pianificare in modo più strategico le azioni verso i contatti, a gestire il follow-up commerciale e a dedicare momenti precisi alla cura della relazione con i clienti.
Diversi studi hanno dimostrato l’efficacia di approcci basati sulla programmazione rigorosa del proprio tempo. Ad esempio, il professore e autore Cal Newport, nel suo libro Deep Work (2016), sottolinea come lavorare in sessioni concentrate favorisca una maggiore capacità di elaborazione e risultati di più alto livello. Inoltre, una ricerca pubblicata su Organizational Behavior and Human Decision Processes (Mark, Gudith & Klocke, 2008) ha evidenziato che le interruzioni frequenti influiscono negativamente sulla produttività e aumentano i livelli di stress. Di conseguenza, bloccare in anticipo determinati slot temporali per attività specifiche rappresenta una strategia efficace per ridurre l’effetto dannoso del multitasking e delle interruzioni, massimizzando i benefici di un CRM ben organizzato.
Perché il time blocking rappresenta un’evoluzione rispetto alle semplici liste di task
Tradizionalmente, la gestione delle attività si è concentrata sulla creazione di lunghe liste di task: un elenco statico di cose da fare che, spesso, rischiava di non tenere conto della priorità reale o della dimensione temporale necessaria per completarle. Con il time blocking, invece, si passa da un approccio puramente “descrittivo” (scrivo ciò che devo fare) a uno “proattivo” (decido quando e come lavorare su ogni task). In questo senso, il time blocking incoraggia a valutare non solo l’importanza di un’attività, ma anche lo spazio effettivo che richiede all’interno della giornata. Di conseguenza, non ci si limita a “spuntare” le attività già fatte, ma si predispone un vero e proprio piano d’azione che previene i sovraccarichi e garantisce una maggiore continuità nel lavoro, soprattutto se si integrano le varie fasi all’interno di un CRM ben strutturato.
Modelli di time blocking
Esistono vari approcci per mettere in pratica il time blocking e ottimizzare così la propria giornata lavorativa:
Time blocking tradizionale: suddividi la giornata in blocchi di tempo predefiniti, ciascuno dedicato a un’attività o a un gruppo di compiti omogenei. Una volta impostato il piano, puoi attenerti al tuo calendario, facendo in modo di difendere quei blocchi da possibili distrazioni.
Time theming: associa blocchi di tempo a un tema o a un insieme di compiti specifici. Ad esempio, puoi riservare la mattina ad attività pratiche, il pomeriggio agli incontri o alle chiamate, e la sera alla formazione. Questo ti aiuta a passare da un’attività all’altra con maggiore fluidità, sapendo esattamente quale “tema” stai trattando in ogni momento.
Time blocking basato sull’energia: pianifica la giornata sulla base dei tuoi livelli di energia. Se sei più produttivo al mattino, assegna alle prime ore del giorno i compiti più impegnativi; lascia invece alle fasce orarie “più deboli” i compiti di routine o le attività meno intense.
Batching (raggruppamento delle attività): raggruppa attività simili in specifici blocchi di tempo, così da poterle affrontare tutte insieme. Un esempio classico è dedicare uno slot in mattinata alla lettura e alla risposta delle e-mail, e un altro a fine giornata per verificare le ultime richieste in arrivo, o ancora uno slot all'analisi delle opportunità di vendita o alla risoluzione dei ticket di assistenza.
Naturalmente, è possibile combinare più di una di queste strategie per creare un piano di time blocking personalizzato, rispondendo meglio alle tue esigenze e alle caratteristiche del lavoro in CRM.
Time blocking nel CRM: alcuni esempi pratici
Implementare il time blocking nel CRM significa integrare i tuoi blocchi di lavoro con le funzioni e i dati disponibili nel sistema di gestione dei clienti. Ecco alcuni spunti:
Blocco di 60 minuti per la revisione delle opportunità: ogni mattina, dedica un'ora a verificare le trattative in corso, controllare lo stato di avanzamento e aggiornare le note relative ai contatti. In questo modo, sarai sempre informato sulle priorità del giorno e potrai coordinare meglio il tuo team.
Batching delle chiamate: invece di distribuire le telefonate nell’arco della giornata, crea un blocco dedicato – ad esempio, un’ora di mattina e un’ora di pomeriggio – per contattare i potenziali clienti e rispondere ai follow-up. In questo modo, sfrutterai una sessione focalizzata e ridurrai gli spostamenti cognitivi.
Gestione delle e-mail legate al CRM: assegna slot specifici per leggere e rispondere alle e-mail. Ad esempio, puoi dedicare 20 minuti alla fine di ogni blocco di lavoro per chiudere eventuali thread in sospeso o per inoltrare documenti.
Analisi settimanale: ritaglia uno spazio verso la fine della settimana (o inizio di quella successiva) per rivedere i principali KPI all’interno del tuo CRM e impostare obiettivi concreti per la settimana seguente. Così facendo, potrai verificare i progressi e pianificare nuove azioni in modo più strategico.
Integrare questi blocchi di tempo all’interno del CRM permette di unire l’organizzazione del lavoro con i dati relativi ai contatti e alle opportunità di vendita, garantendo maggiore consapevolezza delle priorità e un controllo più preciso su ciò che resta da fare.
Strumenti pratici per time blocking con Opencrmitalia
Opencrmitalia mette a disposizione una serie di funzionalità pensate per aiutarti a strutturare i tuoi blocchi di tempo e a mantenere il focus sulle attività prioritarie:
Calendario integrato: grazie alla gestione condivisa di eventi e appuntamenti, puoi definire i blocchi orari dedicati alle tue attività direttamente all’interno del CRM, evitando sovrapposizioni e mantenendo una visione chiara degli impegni.
Todo e promemoria: crea task specifici con scadenze e promemoria automatici, in modo da non perdere di vista le azioni fondamentali per il tuo flusso di lavoro. Puoi assegnare ogni Todo a un blocco di tempo preciso, aumentando la puntualità nelle scadenze.
Report e dashboard: utilizza report personalizzati e dashboard interattivi per monitorare lo stato di avanzamento delle tue trattative e identificare tempestivamente le aree che richiedono maggiore attenzione. In questo modo, potrai allocare correttamente i blocchi di tempo in base ai dati concreti.
Attraverso queste funzionalità, Opencrmitalia consente di pianificare e gestire il tempo in modo efficiente, allineando ogni tua azione alla strategia commerciale e al rapporto con i clienti. Il risultato è un workflow più ordinato, produttivo e focalizzato sugli obiettivi di business.
Allocare blocchi di tempo a record del CRM
Una funzionalità estremamente utile che mette a disposizione Opencrmitalia è quella di creare liste di oggetti del CRM (Ticket, Todo, Opportunità, ecc) trascinabili direttamente nel calendario, di modo che ad esse venga assegnato un blocco di tempo collegato proprio a quell'oggetto.
Puoi definire le tue liste mettendo anche condizioni:
E poi avrai a disposizione la lista in questione con gli elementi da trascinare nel calendario:
Trascinando il ticket in questo caso verrà creato in automatico un evento associato al ticket!
Ne abbiamo parlato anche qui:
Planner – pianifica le attività dal calendario
Conclusioni
l time blocking rappresenta un approccio vincente per gestire in modo strutturato la propria giornata di lavoro, soprattutto quando si hanno a disposizione gli strumenti giusti all’interno del CRM. L’organizzazione in blocchi di tempo ben definiti aiuta a evitare la dispersione tra mille micro-attività e consente di dare la giusta priorità ai compiti più importanti.
Se desideri mettere in pratica il time blocking e portare la tua produttività a un livello superiore, contatta Opencrmitalia. Scopri come le nostre soluzioni possono integrarsi con il tuo flusso di lavoro quotidiano e aiutarti a raggiungere i tuoi obiettivi di business in maniera più rapida ed efficace.
