Come gestire il calendario in vTiger CRM 6
Sincronizzare la propria casella di posta con Vtiger: ora è possibile
01/07/2014Come gestire le Opportunità di Vendita in vTiger CRM 6
19/07/2014La giornata tipica di chi è deputato alle vendite include gestione, monitoraggio e organizzazione delle attività che sono state programmate per la giornata. E' possibile fare tutto questo esclusivamente con il modulo Calendario di vTiger CRM!
Cosa è possibile utilizzare al meglio il modulo Calendario di vTiger?
È possibile visualizzare un elenco di attività che sono state programmate da noi, e condividerle con altri membri del team di lavoro:
- Eventi
- Impegni
- Opportunità (prevista data di chiusura)
- Data di fine supporto (data di fine supporto del Contatto)
- Data di nascita (data di nascita del Contatto)
- Fatture (data di scadenza delle Fatture)
In che modi posso visualizzare il mio calendario in vTiger CRM?
È possibile vedere le attività in tre diversi modi.
- Mese (Le Attività in programma sul mese in corso)
- Settimana (Attività programmate sulla settimana corrente)
- Day (Attività programmate il giorno corrente)
Come faccio a creare nuove attività?
Oltre alle Attività generate automaticamente da vTiger, è anche possibile creare nuove attività:
- Fare clic sulla scheda Calendario
- Fare clic sul pulsante Aggiungi Evento / Compito
- Selezionare Evento o Attività e riempire i campi
- Fare clic su Salva
Nota bene!
Per creare attività immediatamente, fare clic sulla data desiderata, compilare i dettagli nella finestra pop up che appare e fare clic su Salva. È inoltre possibile creare eventi e impegni cliccando su attività in modalità dettaglio.Lavorare con il modulo Calendario
E' facile programmare, invitare, condividere e organizzare i nostri eventi con l'aiuto del modulo Calendario di vTiger CRM.
Per pianificare un evento:
- Clicchiamo sulla scheda Calendario
- Fare clic sul pulsante Aggiungi Evento / Compito in alto a destra
- Inserisci Oggetto, Data e Ora, Data e ora di fine, Stato e altri dettagli
- Fare clic su Salva
Promemoria
Chi si occupa di business deve avere a che fare con decine di impegni ogni giorno. E' difficile stare dietro a tutte queste attività, ma ecco che vTiger CRM 6 qui esprime tutta la sua potenzialità! Mai più appuntamenti dimenticati!
Per impostare un promemoria:
- Entriamo in modalità modifica in un evento o creiamone uno nuovo
- Andiamo alla voce Informazioni promemoria
- Clicchiamo sulla casella di controllo accanto a Invia promemoria ed appariranno i dettagli. Impostiamo quindi quanti giorni, ore o minuti prima dell'evento vogliamo essere avvertiti da vTiger.
A questo punto ci verrà inviata una e-mail di promemoria prima dell'inizio dell'appuntamento.
Ripetizione
Se abbiamo intenzione di organizzare delle conferenze ogni mese fino ad un determinato periodo di tempo in futuro occorre attivare la funzione Ripetizione.
Per abilitare la Ripetizione:
- Entriamo in modalità modifica in un evento o creiamone uno nuovo
- Andiamo alla voce Dettagli ricorrenti
- Clicchiamo sulla casella di controllo accanto Ricorrenza ed appariranno i dettagli. Impostiamo quindi per quanti giorni vogliamo duplicare l'impegno e fino a che data, anche a distanza di anni.
- Clicchiamo su Salva
Relativo a
Se un determinato evento voglio che sia associato a uno o più contatti, che ad esempio partecipino al mio pranzo di lavoro, basterà compilare il campo Relativo a. In questo modo potremo visualizzare l'elenco completo delle attività previste sui nostri contatti anche successivamente.
Per mettere in relazione l'evento con altri contatti:
- Entriamo in modalità modifica in un evento o creiamone uno nuovo
- Andiamo alla voce Relativo a
- Inseriamo nel campo Nome contatto i Contatti coinvolti nell'Evento. Scegliamo ulteriori Campagne, Lead, Aziende, Opportunità o Ticket che siano associate con questo Evento in calendario.
- Clicchiamo su Salva
Nota bene!
E' possibile inserire più Contatti coinvolti in un Evento. Per quanto riguarda Campagne, Lead, Aziende, Opportunità o Ticket se ne può selezionare solo uno alla volta.
Invita
E' possibile invitare anche uno dei miei colleghi (che ha una utenza attiva all'interno di vTiger CRM proprio come noi) per avere parte ad un Evento. Riceverà una notifica email, come la nostra, che ci ricorda di partecipare all'Evento.
Per invitare gli Utenti di vTiger CRM procedere come segue:
- Entriamo in modalità modifica in un evento o creiamone uno nuovo
- Andiamo alla voce Invita
- Clicchiamo nel campo vuoto Invita utente. Verranno visualizzati gli Utenti di vTiger CRM disponibili tra cui scegliere.
- Clicchiamo su Salva
Calendario Condiviso
Possiamo condividere il nostro calendario con tutti gli altri utenti della nostra azienda, condividere con solo gli utenti selezionati, o nascondere completamente tutti gli eventi di visualizzazione da parte di altri utenti.
Diverse opzioni sono disponibili per condividere il mio calendario:
- Privato: Nessuno può vedere i miei eventi
- Pubblico: Ognuno può visualizzare i miei eventi.
- Gli utenti selezionati: Solo gli utenti selezionati possono visualizzare il mio calendario
Nota bene! Quando condivido il mio calendario con utenti pubblici o selezionati, gli eventi con visibilità impostata come privato saranno visualizzati come *Occupato per gli utenti comuni
- Gli eventi condivisi con te possono essere visualizzati in Vista calendario
- Gli eventi che sono stati creati da te o assegnati a te possono essere visualizzati in Calendario condiviso
- Gli eventi che ti appartengono, e gli eventi che appartengono a Utenti di gerarchia inferiore a te possono essere visualizzati nella Vista per lista
Esempio!
Se Mario (Vice Presidente) e Lucia (Sales Manager) sono due Utenti nella gerarchia, uno superiore e l'altra inferiore e hanno calendari condivisi reciprocamente, Lucia può visualizzare l'evento di Mario, ma non può apportare alcuna modifica sui record di evento. Mario invece può apportare modifiche sia sugli eventi propri, sia su quelli di Lucia.
