Vtiger CRM fornisce funzionalità di controllo di accesso avanzate attraverso l'utilizzo di ruoli e profili. Pochi sanno utilizzare al meglio queste funzioni, il che può mettere a rischio le informazioni della nostra azienda! Questo articolo vuole quindi venire incontro a tutti gli utilizzatori di vTiger CRM per informarli delle grandissime potenzialità nascoste nel loro CRM e ad un uso più consapevole dello stesso.
Le impostazioni avanzate per la gestione utenti e accessi in vTiger CRM6
Le regole di condivisione predefinite in Vtiger CRM sono impostate per essere totalmente pubbliche, il che consente ad ogni Utente registrato al nostro CRM, di visualizzare tutti i nostri record (fatture, clienti, preventivi, ecc).
Per modificare le regole di condivisione, occorre andare in Impostazioni CRM - Gestione utenti e accessi. Tutte le funzioni di cui parleremo in questo articolo le potremo trovare qui. Quando la condivisione di un modulo sarà impostata su privata, solo gli Utenti selezionati o gli Utenti al di sopra della nostra gerarchia saranno in grado di visualizzarne i record. Ricordiamo che gli Utenti Admin possono avere sempre accesso a tutti i dati.
La gestione utenze avanzata in vTiger CRM 6 Gli utenti sono dipendenti della Azienda che ha installato vTiger CRM e possono accedere ai loro Account, accedere alle informazioni inserite ed eseguire attività in base ai Permessi che gli sono stati assegnati. In vTiger, gli utenti
Admin
hanno la possibilità di creare nuovi account utente. vTiger CRM supporta due tipi di utenti: gli utenti Admin e gli utenti Standard.Aggiunta di nuovi utenti in vTiger CRM 6 Gli utenti con diritti di amministratore hanno la possibilità di aggiungere nuovi utenti. Il processo di aggiunta di nuovi utenti è il seguente:
Eliminazione di utenti in vTiger CRM 6
È possibile eliminare account utente per sospendere il loro accesso al CRM. Dopo l'eliminazione, gli utenti non saranno più in grado di accedere a Vtiger CRM.
Ecco come cancellare gli utenti:
Gestione dei Profili in vTiger CRM 6
I profili vengono utilizzati per controllare le azioni che gli utenti possono eseguire sui record. Inoltre, i profili possono essere utilizzati per limitare l'accesso ai campi o a moduli specifici e funzioni come l'importazione, l'esportazione, ecc. Quando un profilo viene associato a un ruolo, i diritti di accesso definiti nel profilo verranno applicati a tutti gli utenti di quel ruolo.
Nota bene! Gli utenti di gerarchia superiore possono sempre visualizzare i record degli utenti nella gerarchia inferiore.
Fase 1: Creazione di un Profilo
È possibile creare diversi profili e associarli con i uoli in vtiger CRM. Ad esempio, è possibile creare diversi profili per il vostro team di vendita, team di supporto, ecc.
Seguiamo questi pochi semplici passi per creare un profilo:
Fase 2: Definizione dei Permessi
I Profili offrono la flessibilità di definire i privilegi sul nostro Profilo. Ciò fa in modo che tu abbia il controllo totale sulla gestione che gli utenti possono eseguire su record. Il controllo di accesso consente di abilitare o disabilitare moduli, campi, e strumenti come Import, Export, duplicati Gestione, ecc. Inoltre, è possibile anche promuovere o revocare l'accesso per visualizzare, modificare, creare ed eliminare nelle operazioni sui campi e moduli in vtiger CRM.
Per esempio, se non si desidera che i rappresentanti di vendita possano eliminare i record, è possibile disabilitare la casella di controllo Elimina. Come risultato, i vostri rappresentanti di vendita saranno in grado di creare / modificare e visualizzare i record, ma non potranno eliminare nulla!
Per disabilitare un modulo specifico, è necessario deselezionare la casella di controllo corrispondente a quel modulo.
Per disabilitare i permessi in un modulo specifico, è necessario deselezionare la casella di controllo nella scheda corrispondente. Per esempio, se non si desidera che il team di supporto possa creare p modificare contatti, è necessario deselezionare la casella di controllo accanto a Contatti nella colonna Crea/Modifica
Definizione delle autorizzazioni sui campi e strumenti
Abbiamo parlato delle autorizzazioni che possono essere definite nei moduli disponibili in vTiger CRM 6. Oltre a questo, i Profili consentono di definire le autorizzazioni di accesso ai campi e strumenti: Import, Export, duplicati Gestione, ecc, se disponibili all'interno di tali moduli. Per definire i privilegi, è necessario fare clic sul menu a discesa Privilegi del vostro modulo desiderato.
È possibile spostare il selettore accanto ai campi per definirne i privilegi.
Profili ti dà anche la possibilità di assegnare privilegi sulle caratteristiche che sono collegate al modulo. Ad esempio, è possibile limitare la possibilità agli utenti di importare o esportare i record in vtiger CRM.
Nella sezione 'Strumenti', fate clic su caselle di controllo per abilitare / disabilitare la funzione corrispondente.
Fase 3: Assegnazione di Utenti a un Profilo
Il Profilo non può essere direttamente collegato con gli Utenti. È necessario associare un Profilo ad un Ruolo; di conshttp://staging2.opencrmitalia.com/wp-admin/post.php?post=308&action=edit#eguenza, i privilegi ricadranno su tutti gli utenti attraverso tale ruolo.
Ecco come fare:
Nota bene! È possibile associare più utenti e profili per lo stesso ruolo.
Eliminazione di un Profilo in vTiger CRM
Se i profili esistenti non soddisfano le vostre esigenze, è possibile eliminarli. Prima di eliminarli, le responsabilità di tale profilo dovrebbero essere trasferite ad un altro profilo esistente.
Seguiamo questi pochi semplici passi per eliminare un profilo esistente:
Gestione dei Ruoli in vTiger CRM 6
È possibile simulare la gerarchia della nostra Azienda in Vtiger CRM con l'aiuto dei Ruoli. È possibile assegnare delle denominazioni per i dipendenti come 'Sales Manager', 'Support Engineer', ecc.. e la posizione dell'utente nella gerarchia determinerà a quali moduli lui potrà accedere.
Nota bene! Quando le regole di condivisione sono impostate su 'privato', gli utenti possono sempre visualizzare i propri record e i record dei loro subordinati, mentre gli utenti non amministratori non possono visualizzare i record dei loro superiori o pari.
Creazione di Ruoli in vTiger CRM 6
Questa funzione consente di creare nuovi ruoli per gli Utenti. È ora possibile definire i privilegi di accesso mentre si crea un ruolo. L'idea è quella di ridurre i clic per la navigazione (ad esempio non visualizzando i record che non ci interessano ma solo ciò che ci compete nel nostro lavoro).
Seguiamo questi semplici passaggi per creare ruoli:
Assegnazione di Ruoli agli Utenti in vTiger CRM 6
Questa funzione consente di associare i ruoli agli utenti per inserirli nella nella giusta gerarchia. Quando si crea un nuovo utente, il profilo 'Sales Manager' sarà designato per impostazione predefinita.
Seguiamo questi passaggi per assegnare un ruolo all'utente:
Nota bene! È possibile associare più utenti e profili per lo stesso ruolo.
Regole di Condivisione in vTiger CRM 6
La funzione Condivisione di accesso aiuterà gli amministratori a definire come i record devono essere condivisi tra chi è della stessa gerarchia, chi è inferiore e chi è superiore. le regole di condivisione predefinite in vTiger sono impostate come 'pubbliche', ovvero ognuno può vedere tutti i record. Se le regole di condivisione vengono successivamente impostate su 'private', gli utenti possono visualizzare solo i record a loro assegnati e le registrazioni degli utenti al di sotto di loro nella gerarchia di ruolo.
Nota bene! Gli utenti Admin utenti possono visualizzare tutti i record indipendentemente da ruoli, profili e regole di condivisione!
vTiger CRM consente di configurare le seguenti autorizzazioni agli utenti:
Configurazione delle regole di Accesso condiviso in vTiger CRM
Questa funzione consente di configurare le regole di condivisione in tutta la nostra Azienda. Le regole di condivisione di default offerte da vTiger CRM sono impostate su Pubblico. Tuttavia, è possibile modificare le regole di condivisione in base alle vostre esigenze.
Seguiamo questi semplici passaggi per configurare le regole di condivisione:
Nota bene! Si prega di assicurarsi che si faccia clic sul pulsante Applica Nuovo Regolamento di condivisione dopo aver effettuato le modifiche. In caso contrario, non saranno applicate le modifiche.
Impostazione di regole di condivisione personalizzate
Le regole di condivisione personalizzate vengono utilizzate per consentire a chi è inferiore a livello di Gerarchia, di eseguire operazioni sui record dei superiori. In altre parole, voi, come un utente di gerarchia superiore, potete concedere l'accesso ai vostri subalterni per visualizzare solo alcuni dati. Ciò può essere ottenuto anche attraverso la creazione di regole di condivisione pubbliche, ma l'intenzione è quella di concedere l'accesso solo ad gruppo selezionato.
Ad esempio, il 'Sales Manager' si trova su una gerarchia di ruoli sopra il 'Sales Person'. Poiché le regole di condivisione sono impostate su 'privato', il 'Sales Manager' è l'unico che può visualizzare le proprie vendite. Il 'Sales Manager' però se vuole dare accesso ai dati ai suoi subalterni deve definire delle regole di condivisione pubbliche che permetteranno di visualizzare tutti i record al 'Sales Manager'.
Seguiamo questi passaggi per definire le regole di condivisione personalizzate:
Allo stesso modo, è possibile configurare le regole di condivisione personalizzate per condividere i dati con ruoli, ruoli e subordinati e con i gruppi.
Nota bene! Si dovranno definire le regole di condivisione personalizzate per ogni modulo individualmente!
Gestione dei Gruppi in vTiger CRM 6
I gruppi possono essere combinazioni di diversi utenti all'interno di una Azienda. La funzione Gruppi vi aiuterà a costruire le squadre di lavoro per condividere insieme solo i record di cui ognuno di noi avrà bisogno.
Caratteristiche principali della funzione Gruppi in vTiger CRM 6
Quando i record vengono assegnati ad un gruppo, tutti i membri associati ad esso possono eseguire operazioni. Questo aiuterà gli utenti a lavorare insieme come una squadra su ciò che interessa e velocizzare il lavoro.
Ad esempio, se un membro del Team di Supporto è in vacanza, c'è la possibilità che un Ticket di Supporto assegnato a lui non sarà risolto in tempo. Se il ticket venisse però assegnato ad un Gruppo, tutti i membri associati al gruppo riceveranno notifica e-mail del Ticket e uno di essi potrà tranquillamente prendere carico e gestire il problema.
Un gruppo supporta le seguenti combinazioni:
Nota bene! La funzione Gruppi ci aiuterà anche a definire le regole di condivisione personalizzate.
Creazione di Gruppi in vTiger CRM 6
È possibile creare diversi gruppi per gestire insieme comune di operazioni all'interno della vostra Azienda.
Seguiamo questi passaggi per creare un gruppo:
Modifica dei gruppi in vTiger CRM
Questa funzione consente di modificarei gruppi esistenti per soddisfare le vostre esigenze
Seguiamo questi passaggi:
Eliminazione di gruppi in vTiger CRM 6
Questa funzione consente di eliminare gruppi esistenti.Ecco i passaggi: