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08/07/2025L'ESIGENZA
Un nostro cliente, un’azienda che riceve quotidianamente molte richieste tramite il modulo di contatto del proprio sito internet, ci ha chiesto di eliminare il lavoro manuale di inserimento di queste richieste nel CRM. Ogni volta che un utente compilava il form, un commerciale doveva prendere quei dati, copiarli nel sistema e organizzarli, con il rischio di ritardi o errori che potevano far perdere opportunità commerciali importanti.
L’obiettivo era quindi quello di automatizzare la creazione dei lead, così da avere nel CRM tutti i nuovi contatti in tempo reale, pronti per essere seguiti dal team commerciale senza alcun intervento manuale.
LA SOLUZIONE
Abbiamo sfruttato la funzionalità di webhook personalizzati e workflow presente in Opencrmitalia. In pratica, abbiamo configurato il CRM per esporre un endpoint web che riceve i dati dal modulo di contatto del sito, in modo sicuro e standardizzato.
Quando un visitatore compila il form, i dati vengono inviati automaticamente a questo endpoint. A quel punto, un workflow interno a Opencrmitalia crea un nuovo record Lead, popolando tutti i campi con le informazioni raccolte (nome, email, telefono, messaggio, ecc.).
Inoltre, abbiamo inserito nel workflow un’azione che avvisa subito il commerciale di riferimento tramite notifica interna, così da velocizzare la presa in carico del lead.
Tutto questo è stato realizzato senza bisogno di sviluppare codice personalizzato lato CRM: la configurazione è stata fatta interamente tramite l’interfaccia di Opencrmitalia, sfruttando i moduli di workflow e il sistema di webservice HTTP.
RISULTATI
Grazie a questa automazione, il cliente ha ottenuto risultati immediati e concreti:
I lead arrivano nel CRM in tempo reale, appena compilato il form sul sito, senza alcun ritardo o errore di trascrizione.
Il team commerciale è stato subito più efficiente, potendo gestire i nuovi contatti senza perdere tempo a inserire dati manualmente.
Sono state eliminate molte attività ripetitive e a basso valore, liberando tempo per concentrarsi sulle vendite vere e proprie.
La qualità del processo commerciale è migliorata, con un aumento del tasso di conversione grazie a un follow-up più tempestivo.
In sintesi, l’automazione tramite webhook e workflow ha trasformato il modo di lavorare con i lead, facendo risparmiare tempo e migliorando la qualità del rapporto con i potenziali clienti.
