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OTTIMIZZIAMO IL NOSTRO LAVORO CON I REPORT DI VTIGER CRM

Le funzioni di reportistica presenti in vTiger CRM sono considerate un punto di forza da tutti gli utilizzatori più esigenti. E' possibile infatti estrapolare dalle informazioni inserite in precedenza, un resoconto che permetta di migliorare il nostro lavoro analizzando solo i dati che ci interessano. In fase di creazione dei Report automatici, sono disponibili filtri e criteri per ottenere il miglior risultato possibile.

In poche parole, un Report permette di prelevare i dati da uno o più Moduli di vTiger CRM, incrociarli  con specifici parametri e ottenere uno schema proprio come fa un foglio di calcolo, ma senza conoscere formule e complessi linguaggi di programmazione. Funzioni come questa sono prerogativa di software commerciali molto costosi e complicati da gestire,  oggi vedremo invece come tutto questo sia possibile farlo senza bisogno di grandi conoscenze informatiche.


Il modulo Report in vTiger CRM 6

All'apertura del modulo Report (presente nella sezione Analytics del menù moduli di vTiger CRM), è possibile vedere la cartella principale dove sono contenuti i Report. Da qui è possibile premere su Aggiungi Report, per la creazione di una nuova voce, o su Aggiungi Cartella per creare una cartella separata dove contenere i propri Report.


report-1.jpg


Il Bottone Aggiungi Report si divide in due sottovoci: Aggiungi Report Dettagliato e Aggiungi Grafico. Il Report Dettagliato mostra i dati testuali proprio come farebbe un foglio di calcolo, il Grafico invece genera un grafico a torta, un istogramma o un grafico lineare a seconda delle nostre esigenze.


add-report.jpg

Creazione di un Report in vTiger CRM 6

Seguiamo questi passaggi:

  • Clicchiamo su Aggiungi Report>Aggiungi Report Dettagliato
  • Nella schermata che si apre compiliamo i campi Nome Report (diamo un nome alla Reportistica che stiamo creando), Cartella Report (decidiamo in quale cartella contenerla), Modulo Principale (selezioniamo il modulo dal quale vogliamo estrapolare i dati), Moduli Relazionati (scegliamo al massimo altri due moduli dai quali prelevare i dati), Descrizione (descriviamo l'attuale Report per future referenze).

nuovo-report-2.jpg

  • A questo punto andiamo avanti alla fase successiva. Seleziona Colonne ci permette di scegliere quali voci del modulo prelevare. Ad esempio prendiamo il nome della Organizzazione (Azienda) e la data di creazione. In Ordina Per scegliamo proprio la data di creazione, e in Ordinamento la voce Ascendente. In questo modo all'interno del Report saranno visibili tutte le aziende in ordine di data e ora di creazione.


    fase-due-report.jpg

  • Sempre in questa pagina possiamo selezionare alcuni filtri che, a seconda del Modulo Principale che abbiamo scelto, verranno in nostro aiuto. Il resoconto finale potrà così contenere la media del fatturato di tutte le aziende, o la media dei dipendenti, o attraverso il modulo Opportunità potrebbe generare la somma di tutte le previsioni di vendita. Questa parte è relativa ai campi numerici dei relativi moduli.


    fase-due-due-report.jpg


  • A questo punto la terza fase riguarderà i Filtri. Si dividono in filtri dove Tutte le condizioni devono essere rispettate e filtri dove Almeno una delle condizioni deve essere rispettata. Come Condizione possiamo inserire che il campo Organizzazione (Azienda) non deve essere vuoto. In questo modo se una azienda non avrà il nome compilato, non apparirà nel nostro Report.


    fase-tre-report.jpg

  • Nella schermata finale sarà possibile visualizzare il nostro Report. Potremo premere su Personalizza per tornare a modificarlo e correggerlo, Duplica per creare un altro Report identico nel caso in cui volessimo riutilizzarlo apportando delle modifiche, Stampa per generare una versione stampabile del Report, Export CSV ed Export Excel per esportarlo sotto forma di foglio di calcolo.


Come abbiamo già detto, questo tipo di reportistica è solitamente ottenuta con l'utilizzo dei Fogli di Calcolo, mediante la conoscenza di formule complesse. Qui in vTiger CRM tutto questo diventa realtà con pochi e semplici click!

Creazione di un Report Grafico in vTiger CRM 6

Per la creazione di un Grafico la procedura è la stessa utilizzata per i Report classici. Soltanto la fase tre sarà differente. Qui dovremo selezionare il Tipo di Grafico (a torta, a barre verticali, orizzontali, o grafico a linee).


report-charts.jpg

Tutti i report generati saranno ora consultabili nella home page del Modulo Report. Entrando in un Report già creato potremo premere sul bottone Genera Ora per assicurarci che tutti i dati vengano aggiornati al momento esatto in cui visualizziamo il Report. Alcuni Report sono già presenti di base all'interno del modulo, consigliamo in un primo momento l'utilizzo di tali voci perchè già raccolgono la maggior parte delle funzioni di Reportistica di vTiger CRM.


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