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LE POTENZIALITA' DEI WORKFLOW OFFERTE DA VTIGER CRM

Il funzionamento dei Workflow, letteralmente 'flussi di lavoro', è qualcosa di sconosciuto anche a molti che già conoscono vTiger. Eppure è uno dei punti di forza del nostro CRM e può davvero semplificare la vita sia degli impiegati, sia dei commerciali impiegati sul territorio.

 

Come possono semplificare il lavoro i Workflow di vTiger CRM?

Se vogliamo essere pratici, un Workflow è un automatismo interno al CRM che permette ad esempio di inviare una e-mail in automatico, creare una attività, effettuare un aggiornamento o mandare una notifica se specifici valori vengono soddisfatti (come ad esempio una fattura non pagata entro un determinato termine, ecc..).  Non è più necessario eseguire manualmente questi lavori il che diviene un effettivo risparmio in termini di costi e gestione del lavoro non indifferente!

 

Configurazione dei Workflow in vTiger CRM


Premiamo in alto a destra sul logo a forma di ingranaggio e poi su CRM Setting.


workflow-1.jpg


Si aprirà la scheda Impostazioni. A questo punto premiamo sulla voce Altre Impostazioni e individuiamo i Workflow.


workflow-2.jpg


Si aprirà la schermata generale dei Flussi di lavoro, dove sarà possibile sia editare i Workflow esistenti, sia crearne di nuovi.


workflow-3.jpg


Prima di aprire un nuovo Workflow, dal menù a tendina centrale scegliamo su che Modulo di vTiger vogliamo agire. Di default esso è impostato su Tutti. Possiamo ad esempio scegliere il modulo Assistenza Clienti per creare una notifica email a tutta l'Azienda ogni qualvolta venga aggiunto un nuovo commento nel CRM, legato proprio alla Assistenza. Questo nel caso in cui vogliamo che tutta l'azienda abbia sotto controllo l'andamento delle problematiche e si renda conto ad esempio del funzionamento dei propri prodotti.

Dunque premiamo su Nuovo Workflow e facciamo molta attenzione a tutti i campi che ci vengono proposti.


workflow-4.jpg


Qui ci viene specificato che stiamo lavorando sul modulo Assistenza Clienti. Alla voce Descrizione è già possibile inserire un testo per dare un nome al Workflow. L'ultimo parametro da settare è Specifica quando eseguire questo Workflow. Ci viene chiesto quando vogliamo far partire l'automatismo e possiamo scegliere tra:

Solo la prima volta che si realizza, Fino alla prima volta che la condizione si realizza, Ogni volta che la condizione si realizza e viene salvata, Ogni volta che la condizione si realizza e viene anche solo modificata, Solo in una fascia di tempo pianificata (qui si aprirà un menù a tendina dove potremo scegliere tra: Ogni ora, Quotidianamente, Settimanalmente, Su specifica data, Mensile per data, Annuale).

Benchè la procedura sembri complessa ad una prima occhiata, ogni singola voce qui presente si rivelerà davvero molto utile in fase di utilizzo nella nostra vita lavorativa. Occorre solo prendere dimestichezza con il mezzo ed imparare ad usufruirne al meglio per ottenere grandi risultati successivamente.

Una volta terminata la prima schermata, passiamo alla successiva premendo su Next.

workflow-6.jpg

 
Qui abbiamo le impostazioni specifiche del Workflow, adatte al Modulo su cui stiamo agendo.

Sono divise tra la parte superiore, cioè legata a Tutte le condizioni devono essere soddisfatte, e la parte inferiore dove Almeno una delle condizioni deve essere soddisfatta.

In questo caso il modulo Assistenza Clienti ha la Funzione Commenti. La scegliamo e specifichiamo sul secondo menù a tendina sulla destra la voce Aggiunto. Così facendo, ogni volta che la funzione Commenti viene utilizzata e viene salvato e scritto un commento, verrà eseguito l'automatismo.

Al termine premiamo su Next e aggiungiamo un Compito. Questa è la parte più importante perchè è poi il modo in cui l'automatismo si completa.

Se le condizioni inserite nelle pagine precedenti verranno soddisfatte, vTiger eseguirà automaticamente uno o più compiti automaticamente.

 

workflow-7.jpg

 

A questo punto apparirà nella schermata principale dei Workflow il nostro automatismo. Successivamente potremo modificarlo o eliminarlo semplicemente andando sopra la voce interessata e cliccando sulla matita per modificare o sul cestino per cancellare. Queste icone appaiono sulla destra dell'automatismo solo spostandosi con il mouse sul nome del Workflow.

workflow-8.jpg

Come abbiamo visto i Flussi di Lavoro sono davvero importanti nella gestione del nostro vTiger CRM, e và a completare ciò che solo software commerciali e complessi potrebbero offrirci. Consigliamo di utilizzare i Workflow ogni volta che si renda necessario non solo il semplice 'promemoria', ma soprattutto quando desideriamo sostituire il lavoro manuale con la comodità degli automatismi di vTiger e non possiamo permetterci di perdere anche solo una semplice notifica nella nostra Azienda. vTiger dimostra per l'ennesima volta di essere il miglior prodotto sul mercato anche per le aziende più esigenti!

Se necessitate di consigli o volete configurare anche in maniera complessa i Workflow per rispondere alle esigenze della Vostra azienda non esitate a contattarci!

 

 

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Commenti 2

Ospite - Lorenzo il Lunedì, 02 Maggio 2016 14:41

Buon pomeriggio, vorrei chiedere un'informazione: non riesco a chiudere un flusso se non sono io stesso il proprietario. E' possibile rendere di default questa opzione, ossia quello che ogni utente può modificare o chiudere un flusso creato da altri? Grazie.

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Buon pomeriggio, vorrei chiedere un'informazione: non riesco a chiudere un flusso se non sono io stesso il proprietario. E' possibile rendere di default questa opzione, ossia quello che ogni utente può modificare o chiudere un flusso creato da altri? Grazie.
Simone Travaglini il Lunedì, 02 Maggio 2016 15:12

Buongiorno,
cosa intendi per chiudere un flusso esattamente?

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Buongiorno, cosa intendi per chiudere un flusso esattamente?

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