Fare report con Vtiger

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I report in Vtiger 6 ci aiutano a estrarre delle informazioni importanti tra le migliaia di record che noi possiamo avere nel nostro CRM. Questi report li possiamo creare a seconda delle nostre necessità, impostando dei filtri durante la creazione o la modifica di un report.

Per andare nel modulo dei Report ci basta selezionare “Tutti” e da lì scegliere “Reports”.

Nella schermata sotto vediamo che possiamo creare un nuovo report selezionando “Aggiungi Report”, aggiungere una nuova cartella nella quale inserire i report selezionando “Aggiungi cartella” oppure aprire uno dei report esistenti per generare dei report con le condizioni già esistenti o modificarli. 

 

 

Creazione Report

Come abbiamo detto, per creare un report ci basta selezionare “Aggiungi Report”, e passeremo nel primo passo. Potremo scegliere se fare un report tabellare  o un report con grafici.

 

Report tabellare

 

 

Qui vediamo una serie di campi che spieghiamo sotto:

Nome Report: il nome che serve per riconoscere il nostro report.

Cartella report: selezionare una delle cartelle esistenti per salvare il nostro report.

Modulo primario: il modulo da dove prenderemo i dati per il nostro report.

Seleziona modulo collegato: selezionare al massimo 2 moduli collegati da dove possiamo prendere dati per il report.

Descrizione: una breve descrizione che serve per ricordarci cosa fa il report.

Nel blocco “Programma i report” possiamo scegliere di impostare automaticamente i report, giornalieri, settimanali, in una specifica data, mensili per data o annuali e scegliere a chi inviare questo report via email.

Dopo aver finito selezioniamo “Prossimo” e passiamo nel secondo passo.

 

Seleziona colonne

 

 

Come vediamo anche dall'immagine, nel primo riquadro possiamo scegliere i campi che saranno presenti come colonne anche nel nostro report, fino ad un massimo di 25 campi. Questi campi li prendiamo dal modulo primario che abbiamo scelto prima, oppure da i due moduli collegati selezionati.

 

Raggruppa per

 Quando si genera un report, l’informazione non sempre è distribuita in modo corretto e questo rende la lettura del file molto difficile. Per questo nel secondo riquadro possiamo decidere di raggruppare i record a seconda di uno dei campi, in ordine ascendente o discendente alfabetico.

 

Calcoli

 Nel terzo riquadro, selezionando i check-box accanto al nome del campo possiamo fare i calcoli descritti sopra, somma, media, valore più basso e quello più alto in modo che appaiano nel record finale.  Come vediamo ci appaiono solo i campi che sono di tipo numerico o valuta nei quali possiamo fare questi calcoli.

Dopo aver compilato tutte le nostre scelte selezioniamo “Prossimo” e passiamo all' ultimo passo.

 

Filtri

 

 

Le condizioni che mettiamo nel primo riquadro, quello “All conditions” devono essere tutte vere affinchè ci appaiono dei risultati, invece per le condizioni che mettiamo nel secondo riquadro, quello “Any conditions” basta che almeno una sia vera e ci appariranno i risultati conseguenti.

Dopo aver messo le nostre condizioni ci basta selezionare “Genera report” e sotto vedremmo i risultati.

 

 

Esportazione Report

 

 

Oltre la possibilità di poter modificare i report che abbiamo creato, o duplicarli possiamo anche esportare i risultati del report. Possiamo stampare tutto il file in PDF, oppure esportarlo in excel o in CSV.

 

Report Grafici

 Su vTiger 6 oltre ai report tradizionali in file excel o csv possiamo creare anche dei grafici dei dati in diversi moduli. Per creare un grafico dobbiamo selezionare “Aggiungi Report” e selezionare “Grafico”.

Il primo passo è sempre uguale al precedente caso:

 

 

Dopo aver compilato selezioniamo “Prossimo” per andare nel secondo passo.  

 

Filtri

 

 

Il secondo passo è quello degli filtri. Anche in questo caso valgono le regole generali dei filtri di Vtiger.

  

Seleziona Grafico

 

 

L’ultimo passo è quello di selezionare il tipo di grafico che andremo ad usare, se sarà un “Grafico a torta”, “Grafico a barre verticali”, “Grafico a barre orizzontali”, o “Grafico a linee”. Dopo aver scelto quale dei grafici utilizzare,  inseriamo anche i campi che andremo ad utilizzare nei grafici e quali valori riportare. Per quelli di tipo a barre o linee possiamo scegliere fino a 3 campi da visualizzare.