Connettore mailchimp - vtiger

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NB -  il Connettore VTiger - Mailchimp è realizzato per operare con un account Mailchimp ''pulito''. Per l'operatività con account contenenti campagne, liste e contatti già inseriti, va previsto un avviamento del modulo, studiato sulla base dei dati esistenti.

ENTITA' LEGATE AL CONNETTORE.

Il connettore VTiger - Mailchimp comporta la presenza di nuove entità all'interno della struttura del CRM. Le più significative sono:

  • Liste Mailchimp - corrispondono alle diverse liste di contatti esistenti sull'account Mailchimp.
  • Iscritti Liste - corrispondono ai singoli indirizzi presenti all'interno delle liste Mailchimp, ognuno collegato ad un'entità CRM esistente (lead,contatto,azienda ..).
  • Campagne - corrispondono alle campagne di mail marketing create in Mailchimp, ognuna riportante le statistiche su click e aperture.
  • Destinatari Campagne - corrispondono ai singoli indirizzi a cui ogni campagna è destinata, ognuno riportante le statistiche su click e aperture.

COLLEGAMENTO DELL'ACCOUNT MAILCHIMP A VTIGER CRM.

Per il collegamento dei due sistemi, è necessario recuperare il codice ''API Key'' dell'account Mailchimp. Per farlo, una volta effettuato l'accesso al proprio account, fare click sul proprio Nome Account nella barra di Mailchimp, quindi sulla voce [Account]. Da qui, selezionare la voce [Extras], quindi dal menu a tendina corrispondente la voce [API Keys].
Il codice API recuperato, andrà inserito nel CRM, all'interno dell'apposito campo nelle Opzioni Mailchimp.

MC_api

SINCRONIZZAZIONE DELLE LISTE MAILCHIMP IN VTIGER CRM.

La sincronizzazione delle liste di destinatari avviene in modo automatico. Il sistema preleva i dati delle liste create in Mailchimp e li importa nel CRM. Nell'apposito modulo [Liste Mailchimp] potremo quindi vedere le liste importate dal nostro account.
N.B. - La creazione delle liste va effettuata ESCLUSIVAMENTE in Mailchimp. Da VTiger CRM sarà poi possibile importare nelle liste i contatti desiderati, prelevandoli direttamente dalle entità CRM esistenti, come spiegato più avanti nel manuale.
N.B. - L'eliminazione di una lista in mailchimp, comporta l'eliminazione della relativa lista in VTiger CRM. Gli iscritti associati alla lista non verranno eliminati, ma il loro stato varierà in ''eliminato''.
liste

Possiamo accedere alle liste cliccando sulla voce [Liste Mailchimp] sulla barra di Vtiger. Qui sarà possibile visualizzare l'elenco delle liste di iscritti attualmente sincronizzate con l'account Mailchimp. Tra i campi più importanti:

  • [ultima sincronizzazione] - indica la data dell'ultima sincronizzazione automatica effettuata per la lista.
  • [sincro in corso] - indica se la sincronizzazione della lista è ancora in corso: in caso affermativo, potrebbero esistere dei contatti lista sul CRM non ancora visibili su Mailchimp (fino a quando la sincronizzazione non viene completata).

Cliccando sulla riga corrispondente a una delle liste, potremo visualizzare il dettaglio della lista, accedendo ad informazioni come le Statistiche Mailchimp ed il numero di iscritti e disiscritti.

AGGIUNTA ISCRITTI AD UNA LISTA

Una volta definita una lista contatti in Mailchimp ed effettuata la sincronizzazione con VTiger CRM, è possibile utilizzare Vtiger per aggiungere contatti alla lista, partendo dalle entità esistenti del CRM. E' possibile aggiungere un contatto ad una lista in due modi:

  • DA UNA SINGOLA ENTITA' CRM: una volta entrati nella maschera dettagli di un'entità (lead,azienda,sede/persona), sulla sinistra è possibile visualizzare il widget [Mailchimp]. Da qui è possibile selezionare dal menu a tendina la lista desiderata, quindi aggiungervi l'entità con il pulsante [Iscrivi].

widget

  • TRAMITE CARICAMENTO DA FILTRO: una volta entrati nella maschera dettagli di una lista, fare click sul pulsante [Aggiungi Iscritti]. Si aprirà quindi una maschera in cui si potranno selezionare [lista] a cui iscrivere gli iscritti, [modulo] da cui selezionare i contatti da iscrivere (lead, aziende, sedi/persone) e [filtro] da utilizzare per definire gli elementi da importare.
    Tramite il pulsante [preview] si potrà avere un'anteprima di lead-contatti-sedi/persone che verranno importati, con la voce [importa] si procederà all'aggiunta degli iscritti alla lista prescelta.massiva

NB - Sia nell'importazione ''puntuale'' che in quella ''massiva'' verranno scartati gli elementi già presenti nella lista di destinazione (stesso indirizzo mail), con indirizzo non corretto o non valorizzato. I soggetti esclusi dall'importazione verranno segnalati all'utente per poter procedere alle opportune correzioni.

NB - L'aggiunta degli iscritti, avviene tramite la creazione di un'entità [iscritto lista], a partire dall'entità lead, sede/persona, azienda. Una volta aggiunti elementi alla lista, gli stessi saranno sincronizzati in automatico dalla procedura e gli indirizzi inseriti nella relativa lista Mailchimp. Se l'utente desidera ''anticipare'' la sincronizzazione per un singolo indirizzo dopo averlo aggiunto ad una lista in VTiger, senza attendere il processo automatico (che viene eseguito una volta al giorno), può utilizzare l'apposito pulsante [sincronizza iscritto] disponibile nel Widget Mailchimp già citato in precedenza. L'iscritto sarà così sincronizzato per ciascuna delle liste alle quali è associato.

NB - L'eliminazione di un iscritto lista deve essere effettuata dall'account Mailchimp. Alle sincronizzazione successiva, negli [iscritti lista] in VTiger, l'iscritto in questione risulterà in stato ''eliminato''.
Nel caso a venire eliminata da Mailchimp sia un'intera lista, i relativi iscritti in VTiger CRM assumeranno lo stato ''eliminato''. Sarà così visibile lo storico degli iscritti eliminati dalla lista, visibili dal modulo [Iscritti lista] (chiaramente non sarà più possibile richiamarli dalla lista, essendo la stessa non più visibile).

MAPPATURA CAMPI PERSONALIZZATI LISTE

In Mailchimp, è possibile definire (a livello di lista) dei campi aggiuntivi, in cui inserire alcune informazioni in merito ad ogni singolo contatto. Grazie al connettore Vtiger - Mailchimp, sarà possibile gestire e sincronizzare anche questi campi. Per farlo:Una volta entrati in [visualizzazione dettagli] di una lista, cliccare sul pulsante [strumenti], quindi su [Mappatura Campi].

Qui si potrà definire per ciascun campo personalizzato della lista (in Mailchimp) il corrispondente campo per Lead, Sedi/Persone, Aziende. In questo modo, aggiungendo un nuovo Lead, sede/persona o azienda ad una lista in VTiger, sarà possibile in fase di sincronizzazione portare anche questi dati all'interno della relativa lista in Mailchimp.

mappa

NB - la mappatura è impostabile per ogni singola lista, in quanto ciascuna lista in Mailchimp può avere suoi specifici campi, non presenti in nessuna altra lista.

ISCRITTI DA WEBFORM

La sincronizzazione Vtiger - Mailchimp prevede l'inserimento dei contatti mail nelle liste esclusivamente a livello di CRM. Tuttavia, è possibile gestire l'aggiunta di indirizzi mail non provenienti da Vtiger (per esempio iscrizioni alle newsletter effettuate da nuovi soggetti tramite form web sul sito aziendale).
In questo caso, una volta che il nuovo contatto si sarà iscritto alla newsletter (e quindi alla lista relativa), il suo indirizzo mail verrà inserito all'interno della lista mailchimp.
Alla prima sincronizzazione automatica, in VTiger verrà generato un Lead riportante i dati del soggetto. Tale lead sarà inoltre già collegato alla lista alla quale si è iscritto tramite la WebForm.

CAMPAGNE E DESTINATARI CAMPAGNE

Definite e sincronizzate le liste ed i relativi contatti tra Mailchimp e VTiger CRM è possibile pianificare l'invio delle campagne di mailmarketing. La definizione delle campagne va effettuata tramite l'account Mailchimp, così come l'invio mail massivo ai destinatari.

Il connettore VTiger - Mailchimp sincronizzerà in automatico le campagne esistenti in Mailchimp, rendendole visibili all'interno del modulo [Campagne Mailchimp], raggiungibile dalla barra superiore di Vtiger.Da questo modulo, l'utente potrà monitorare le statistiche relative alle campagne (aperture, click, desiscrizioni e quant'altro), costantemente sincronizzate con l'account Mailchimp.

campagne

Potrà inoltre verificare i soggetti iscritti ad ogni singola campagna, raggiungibili:

  • dall'apposito modulo [Iscritti Campagne], raggiungibile cliccando sull'omonimo pulsante all'interno della barra superiore di Vtiger.
  • dalla campagna stessa, una volta entrati nella visualizzazione dettagli, cliccando sulla voce [destinatari] all'interno del menu di destra.

L'utente quindi potrà visualizzare direttamente su Vtiger i dati relativi alle statistiche e all'esito delle campagne mail.

NB - i dati delle campagne e dei relativi destinatari risultano dalle statistiche rilevate da Mailchimp e non sono pertando modificabili dall'utente.

FLUSSI DI SINCRONIZZAZIONE - FLUSSO OPERATIVO

Per un corretto utilizzo del connettore CRM Mailchimp, si raccomanda di attenersi al seguente flusso operativo:

  1. Creazione di una nuova lista [esecuzione tramite account Mailchimp];
  2. Sincronizzazione dati lista da Mailchimp al CRM [eseguita in automatico dal sistema];
  3. Aggiunta iscritti alla lista, tramite aggiunta puntuale o aggiunta massiva [esecuzione tramite CRM];
  4. Sincronizzazione degli iscritti lista da CRM a Mailchimp [eseguita in automatico dal sistema];
  5. Creazione ed invio della Campagna Mail [eseguita tramite account Mailchimp];
  6. Sincronizzazione dati Campagna, Destinatari e relative Statistiche [eseguita in automatico dal sistema];
  7. Monitoraggio delle statistiche relative alle Campagne [effettuabile indifferentemente da CRM e/o Mailchimp];

Le sincronizzazioni di dati tra CRM e Mailchimp attualmente previste sono:

  • SINCRO TESTATE LISTE e CAMPAGNE (In esecuzione automatica ogni 5 minuti).
  • SINCRO ISCRITTI LISTE (In esecuzione automatica una volta al giorno).
  • SINCRO DESTINATARI CAMPAGNE (In esecuzione automatica una volta al giorno).